Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour retrouver une commande:
- Rechercher ma commande
- Liste des commandes
- Détails de ma commande
- Champ analytiques
- Historiques du voyage
Rechercher ma commande
Tout d’abord, il faut cliquer sur « voyages » ce qui vous permettra d’avoir un menu permettant de saisir les caractéristiques de votre voyage.
Vous obtenez ainsi la page suivante :
La liste des voyages s’affiche ainsi :
Cette page propose les critères de recherche suivants :
- La référence ou nom du voyage : Il s’agit du code que TravelSolution a attribué à votre voyage
- Demande de voyages : Vous pouvez préciser si votre voyage est online (réservation faite directement sur l’outil TravelSolution) ou offline (pour les réservations faites par téléphone ou en agence)
- Nom du voyageur : Rentrer le nom (ou le prénom) de celui qui voyage
- Statut de voyage : Vous pouvez choisir parmi cette liste afin d’affiner votre recherche. Vous obtenez cette liste de choix en cliquant sur « statut de voyage ».
Si vous ne cochez rien, le site poursuivra sa recherche comme si vous aviez coché toutes les cases. Vous pouvez cocher une ou plusieurs cases.
–> Annulé : Le voyage n’est plus à jour. Il ne peut avoir lieu.
–> Confirmé : Le voyage a été validé et peut être réalisé.
–> Option : le dossier doit être confirmé avant une date précise sinon il sera annulé.
–> Nouveau : le voyage n’est pas encore réservé mais est dans le panier
–>Offline : Ce sont les dossiers qui sont traités en online mais modifiés en offline par l’agence.
–> Validation en attente : Le dossier est en attente de validation du Valideur.
–> Rejeter pour modification : Le voyage n’a pas été validée par le Valideur et des modifications sur la réservations s’imposent. Néanmoins, le voyage n’est pas annulé.
–> Refusé : Le dossier n’est pas validé par le Valideur.
- Type de voyage : Vous pouvez saisir la nature de votre voyage parmi les propositions suivantes :
On ne peut choisir qu’un seul des choix suivants :
Mes réservations : les réservations que vous avez faites sur le site sans pour autant faire partie du voyage.
Autre réservations : Toutes les autres réservations faites par d’autres personnes.
Parmi les deux choix ci-dessus, on peut avoir plusieurs type de réservations :
Réservation en cours : La réservation du voyage est toujours en préparation.
Pour les voyages dont le statut est « réservation en cours » :
il n’est pas possible d’accéder au dossier car le chargé de voyage n’a pas encore fini de modifier le voyage et par conséquent il est le seul à pouvoir accéder à ce dossier. Lorsque le chargé de voyage aura terminé la modification le voyage sera mis à jour.
Réservations passées : La date de fin du voyage est antérieur à la date du jour.
Réservations à venir : La date de début du voyage est postérieure à la date du jour.
Approbations : uniquement accessible quand vous avez le statut de valideur (Délégations d’approbation)
Mes voyages : Les voyages dont vous faites partie en tant que voyageur.
Modèles de voyages :
Remarques :
Lorsqu’on sélectionne « Autre réservations » ou « mes réservations », on obtient une nouvelle case :
Nouveau release (10/23) – Optimisation de la vue des voyages organisés
Ces changements ont été introduits pour améliorer la performance et maintenir une expérience utilisateur la plus fluide possible :
- Pour visualiser les voyages en vue « Chargé de voyages », il faudra sélectionner au moins un de ces filtres obligatoires : Code voyage, PNR, N° de confirmation ou Voyageur.
- Le champ « Company ou BU » ne sera plus visible. Le filtrage par « Nom de voyage » ne sera plus disponible.
- Le filtrage par nom de voyageur deviendra une entrée en « auto-complete » (= l’utilisateur exact sera choisi dans une liste de résultats suggérés).
Lorsqu’on sélectionne « Modèles de voyages », on obtient :
La case « Tous les segments » proposent un choix parmi : Train, Avion, Voiture, Hôtel.
- Vous pouvez chercher rapidement un voyage dont la date est passée, en cours ou à venir en utilisant un des critères ci-dessous
–> En cours : la date du jour est comprise entre la date de départ et la date d’arrivée
–> A venir : la date du voyage est postérieure à la date du jour
–> Passés : La date du voyage est antérieure à la date du jour
–> Tous : L’ensemble des voyages réalisés par le site
- Enfin les trois derniers cadres sont destinés au tri :
Vous pouvez trier les voyages en fonction : heure de départ (date de départ) ; nom de voyage ; date de création ( date de réservation).
La petite flèche bleue en direction du bas à coté de « date de création » signifie que les voyages sont triés de la date la plus ancienne à la plus récente. Si vous voulez changer l’ordre d’apparition, vous avez juste à appuyer sur la flèche bleue.
Pour « nom de voyage », les voyages vont être classés par ordre alphabétique en fonction du nom du voyage.
Pour « Heure de départ », les voyages seront classés de la plus ancienne date de départ à la plus récente.
Si malgré cela vous ne trouvez pas votre commande plusieurs choix s’offrent à vous :
- Affiner les recherches
En cliquant sur « plus de filtres » (tout à droite), on obtient :
Vous n’avez pas besoin de complété tous les champs.
- Départ/destination : saisir la ville de départ ou d’arrivée du voyage
- Type de prestation : Indiquer s’il s’agit d’une réservation de train, de voiture, d’hôtel ou d’avion. On peut saisir un ou deux choix (ex : une réservation avion et hôtel).
- Référence de réservation : Indiquer la référence du fournisseur. (Il s’agit du code qui est écrit à coté de « PNR réservation » lorsque vous entrez dans les détails d’une commande). Il est précisé dans les commandes qui porte le statut de confirmé.
- Date de début du voyage : Indiquer la date du début de votre voyage.
2. Regarder la liste complète des commandes
En cliquant sur « afficher plus » qui se trouve tout en bas de la page on peut voir la liste des commandes.
3. Revoir les paramètres saisis
Veillez à ce que les informations saisies ne soient pas trop restrictives ou au contraire trop vagues sous peine d’avoir une liste de commande très longue.
Liste des commandes
Une fois le voyage trouvé, on obtient la liste suivante :
De gauche à droite, on peut retrouver les informations suivantes:
1 / Le statut du voyage (les valeurs possibles sont : NOUVEAU, CONFIRME, OPTION, REFUSE, ANNULE, OFFLINE, VALIDATION EN ATTENTE, REJETER POUR MODIFIER)
2/ 3 informations : La référence du voyage, la date du départ du voyage, le voyageur
3/: Le genre de réservation : Avion, train, voiture, hôtel. Le petit logo vert représente la conformité à la politique voyage.
4/ Le prix total TTC de la réservation
- Pour obtenir plus d’information sur la prestation réservée cliquez dans « Détails » :
Détails de ma commande
En fonction du type de voyage (s’il s’agit d’une réservation par train, avion, voiture ou hôtel), le détail d’un voyage est présenté différemment.
On a donc :
Dans la partie bleue tout en haut, on a trois thèmes : Détails du voyage ; Champs analytiques ; Historiques de voyages.
La partie en gris rapporte les informations essentielles du voyage (le code voyage ou la référence, le nom du voyage et le prix).
En rentrant dans les détails :
Sur cette image, on peut apercevoir les informations suivantes :
La marque de la voiture.
Le loueur de la voiture.
Le prix par jour.
L’heure, la date et le lieu à laquelle on prend la voiture/ l’heure, la date et le lieu à laquelle on la rend.
+/- Permet de montrer ce que la réservation comprend ou ne comprend pas
Correspond au détail de la voiture :
De gauche à droite on a :
N/A : type de véhicule
N/A : moteur du véhicule
Manuelle : transmission
air conditionné
conformité à la politique voyage
annulation
A droite des informations sur la voiture on a :
De haut en bas
Le statut de voyage (NOUVEAU, CONFIRME, EN ATTENTE …) et le prix TTC global de la réservation voiture.
Les conditions d’échanges et de remboursements de la réservation. On obtient, par exemple, en cliquant dessus :
La conformité à la politique voyage.
Un indicateur de tarif moins cher : ce montant correspond à la différence entre le montant de la prestation réservée et le montant minimum proposé lors de la recherche de ce même voyage.
Un indicateur de tarif moins cher dans la classe de transport : ce montant correspond à la différence entre le montant de la prestation réservée et le montant minimum proposé lors de la recherche de ce même voyage sur la même classe de transport ( compact, économique, premium…).
Bouton modifier : La possibilité de modifier le panier tant qu’il n’est pas confirmé
Bouton supprimer : La possibilité d’annuler la prestation.
Permet d’ajouter une réservation de train, d’avion, d’hôtel, ou de voiture EN PLUS de la réservation du véhicule que vous avez faites.
Comme pour la voiture, les images vont différer au niveau des vignettes : en effet, cette fois-ci, les vignettes possèdent quatre onglet (les deux vignettes possèdent exactement les mêmes onglets avec le même contenu)
Dans la première vignette (1er onglet), on a :
La durée du voyage
La classe
Date lieu du départ et arrivé
Dans la deuxième vignette (2ème onglet), on a :
La sélection du type de siège : ici, on n’a pas le choix du siège sur ce vol mais il peut arriver d’avoir le choix sur d’autre vols.
Dans la première vignette (3ème vignette), on a :
Des informations sur les bagages : ici, les bagages en cabine sont gratuits et parmi les bagages inclus il n’y a aucun pc.
Dans la deuxième vignette (4ème onglet), on a (de gauche à droite) :
La consommation de CO2 du trajet
La validité d’un E-billet
Le nom de la compagnie aérienne Low cost
Les conditions tarifaires
Le sponsor des billets d’avion
A côté des vignettes on a :
La vignette se présente de la même manière que pour une réservation de voiture ou de train avec :
Le statut du voyage
Le prix de la prestation
Les conditions tarifaires
La conformité à la politique voyage
Les indicateurs de tarif
La possibilité de modifier ou de supprimer le voyage (ou la prestation)
on obtient 2 vignettes : une pour l’aller une autre pour le retour
Les deux se présentent sous la forme : (de haut à en bas)
Durée de voyage
Classe
Date et lieu du départ et date et heure de l’arrivée
La date de péremption
La vignette pour un train ne possède pas les mêmes caractéristiques que la vignette d’une voiture.
On a dans l’onglet siège :
Le nom de la voiture (ou du wagon) et le numéro du siège avec quelques précisions de ce dernier
On a l’onglet info utile :
Défense de fumer
Accessible aux handicapés
E-billet valables
La consommation de CO2
La conformité à la politique voyage
Les conditions d’annulation
Lorsqu’on sélectionne « les conditions d’annulation » on a :
Ces conditions sont propres au voyage. Ils peuvent différer selon les différents voyages !!
A côté des vignettes, on obtient :
Le statut du voyage
Le prix du train
Les conditions tarifaires
La conformité à la politique Voyage
Le type de billet
Les différentes places que le voyageur occupera pendant son trajet
Tout en haut, on a :
Le code voyage
La date et lieu du départ
Le prix TTC total
Le nom du voyageur principal
Il y a 4 onglets.
Dans le premier onglet, on a :
le nom de l’hôtel
La note sur cinq étoiles de l’hôtel
La date et lieu d’arrivée
La date et lieu de départ
Le numéro pour contacter l’hôtel
Dans le 2ime onglet on a la description de l’hôtel.
Dans le 3ème onglet on a les localisations à proximité de l’hôtel
Enfin dans le 4ème onglet, on a :
De gauche à droite on a les informations suivantes :
La disponibilité de l’hôtel (si le sigle est en noir –> toujours ouvert)
L’hôtel est équipé du wifi sans fil
Les hôtels sont à accessible aux personnes à mobilité réduite
Des salles réunions sont disponibles dans l’hôtel
L’hôtel est équipé d’un parking
L’hôtel possède un coffre
L’hôtel est équipé d’une salle de remise en forme
L’hôtel est équipé d’un restaurant
L’hôtel peut appeler une navette aéroport pour le besoin d’un
client
L’hôtel est économique
L’hôtel est conforme à la politique voyage
Les conditions tarifaires de l’hôtel
A côté de la vignette, on a les informations suivantes :
On peut apercevoir :
Le statut du voyage
Le prix de l’hôtel
L’étape de la réservation (si la demande est en attente, acceptée, refusée)
Les conditions tarifaires
La conformité à la politique de voyage
Le type de chambre
Le plan repas
Bouton annuler : permet la suppression de la prestation
Bouton obtenir la confirmation : donne l’accès à un fichier .pdf qui témoigne de la confirmation du valideur.
Champ analytique
Le champ analytique est le même pour n’importe quel type de réservation. Ce sont les mêmes paramètres qui s’affichent.
Cela se présente sous la forme suivante :
On a l’apparition d’un nouveau cadre :
- Code project : on choisit un numéro de projet.
- Reason : compléter la raison du voyage
- MATRICULE : la matricule du voyageur qui apparait directement sur le champ et que l’on ne peut pas modifier.
- Choisir un valideur (level 1) : C’est directement Valideur VALIDEUR. On ne peut pas le changer.
Les vignettes (trains, avions, voiture et hôtel) sont exactement les mêmes que la partie « détails de voyage ».
On a à côté de la vignette :
Type de paiement
Compte de la société : c’est l’agence qui prend en charge les frais.
Facturation agence : c’est le voyageur qui paye au moment de récupérer le véhicule.
- Carte de fidélité de location de voitures : il est préalablement inscrit sur le champ. On ne peut pas le changer.
- Carte de fidélité de compagnie aérienne : « aucun » est lui aussi préalablement inscrit sur le champ. Il ne peut être modifié.
Historique du voyage
Le nom du voyageur
L’étape où la réservation en est
La date de départ du voyage
Le statut du voyage
Le bouton « Ajouter plus »permet de réserver d’autre billet de train, d’hôtel, d’avion EN PLUS de la réservation actuelle.