Bienvenue sur VOTRE profil !
Cet espace vous permet de renseigner toutes les informations vous concernant.
Une fois enregistrées dans l’outil, vous économiserez du temps : celui-ci ira piocher automatiquement dans votre profil les informations dont il aura besoin pour traiter vos demandes de voyage ou pour vous permettre de préparer ou d’ approuver des voyages pour d’autres utilisateurs selon les cas.
Nous vous recommandons de mettre à jour l’intégralité de vos informations dès votre première connexion, afin que votre profil soit opérationnel dès les premières réservations.
Vous pouvez bien évidemment mettre à jour celui-ci à tout moment.
Dans votre profil utilisateur, vous pouvez accéder à :
Accéder à son profil
Pour aller sur son profil il suffit de cliquer sur le bouton (Initiale Prénom Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil, et sélectionner « Paramètres utilisateur »
Données générales
Vous obtenez la liste des paramètres :
Présentation du profil :
Cette partie regroupe les informations essentielles de votre profil (elles sont déjà pré-remplies par le créateur du profil).
Il est important que les champs ci-dessous soient renseignés soit par le gestionnaire de profil lors de la création, soit par l’utilisateur (voyageur ou chargé de voyages) :
« Date de naissance »,
« Nationalité« ,
« Type de passager » (jeune (-25 ans) ou senior (+de 60 ans)).
Cette case doit être obligatoirement sélectionnée si vous voulez bénéficier des tarifs préférentiels.
Si vous sélectionnez « Jeunes » vous bénéficierez des tarifs jeunes Air France.
Si vous sélectionnez « Seniors », vous bénéficierez des tarifs seniors Air France.
Attention : Le champs « Chargé de voyages désigné » ne doit être en aucun cas être renseigné, sauf lors d’une demande expresse de votre travel manager.
Pourquoi : Si la chargée de voyages a été ajoutée comme « chargée de voyages désignée » dans certains profils, elle ne peut plus réserver que pour les personnes pour lesquelles elle est désignée. Il faut supprimer ce statut de chargée de voyages désigné sur les profils voyageurs.
Adresses
Accéder à adresse
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <adresse> :
En cliquant sur <Ajouter une adresse> on obtient :
L’encart ci-dessous apparaît avec l’ensemble des champs nécessaires à compléter – lorsque vous renseignez plusieurs adresses
il est possible de sélectionner votre adresse principale
(si vous renseignez une seule adresse, par défaut celle-ci est l’adresse principale)
Vous pouvez supprimer à tout moment une adresse préalablement renseignée.
N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !
Contacts
Accéder aux contacts
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <Contact> :
Présentation de contacts
En cliquant sur « ajouter des contacts », vous obtenez :
L’encart ci-contre apparaît avec l’ensemble des champs contact nécessaires à compléter :
- Type de contact : indiquez la nature du contact (personnel, professionnel, urgence, assistant)
- Contact principal : sélectionnez votre contact principal dans le cas où vous avez plusieurs contacts
- Téléphone/portable/email : indiquez les coordonnées de la personne à contacter
Vous pouvez supprimer à tout moment un contact préalablement renseigné.
Il est important de renseigner un maximum de contacts afin qu’en cas de difficultés nos travel planner puissent vous contacter à tout moment et également afin que les compagnies aériennes puissent vous adresser toutes notifications d’irrégularités de votre voyage (retard, annulation,…)
N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !
Important : Votre N° de téléphone portable est obligatoire dans votre profil.
Cartes réduction/fidélité
Accéder au programme de fidélité / cartes de réduction
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes réduction/fidélité> : 
Présentation du programme de fidélité / cartes de réduction
En cliquant sur <ajouter des cartes> , on obtient : 
Type de programme : l’utilisateur choisit dans un premier temps le type de carte qu’il souhaite enregistrer (air, fer, hôtel, location de voitures), dans un deuxième temps pour le ferroviaire il voit choisir s’il s’agit d’une carte de réduction ou de fidélité. Enfin quelque soit son choix, il devra compléter tous les éléments demandés : N° de la carte, date de validité, parcours,…..
Attention : concernant les cartes hôtels, elles ne sont enregistrées quà titre indicatit ou pour traitement offline de la réservation.
Compte tenu de nos accords avec les centrales de réservation, les programmes de fidélité ne sont pas pris en compte pour les réservations faites dans TravelSolutions. Le voyageur peut néanmoins présenter sa carte à son arrivée à la réception.
Vous pouvez supprimer une carte de fidélité préalablement inscrite.
N’oubliez pas de sauvegarder votre carte sinon elle ne sera jamais prise en compte !
Cartes de paiement
Accéder à cartes de paiement
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes de paiement > :
Une carte de paiement doit être saisie dans le profil voyageur, dans les cas ci-dessous :
- Si le contrat entre votre société et Havas Voyages spécifie un paiement de toues les prestations par carte bancaire individuelle ou corporate
- Si le contrat entre votre société et Havas Voyages précise que le mode de règlement est par chèque, virement ou prélèvement, dans ce cas l’achat de billets low-cost doit être effectué par carte bancaire individuelle ou corporate (possibilité à la demande de votre société de mettre en place un paiement des low cost par e-card Havas Voyages).
Présentation
En cliquant sur <Ajouter une nouvelle carte de crédit>, on obtient :
Pour la case <Type de carte>, on peut choisir entre :
Si l’utilisateur possède plusieurs cartes de paiement, il peut définir une carte de paiement principale en cochant la case prévue à cet effet. Si l’utilisateur n’en possède qu’une, elle sera définie par défaut comme étant une carte de paiement principale.
Remarque : Pour les sociétés payant par carte logée (American Express ou Air Plus) la saisie de carte de paiement n’est pas nécessaire.
Le paiement de l’ensemble des prestations est garantie par la carte logée.
Préférences Avion
Accéder à préférences avion
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences avion > :
L’utilisateur rentre les aéroports de départ et d’arrivée.
Il peut aussi choisir la préférence du siège et de repas.
En cliquant sur <ajouter départ>, et <ajouter destination>, on obtient :
Renseigner l’aéroport de départ préféré et ou l’aéroport de destination préférée.
L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ».
Préférences Train
Accéder à préférences train
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences train > :
Comme pour <préférences avion>, l’utilisateur peut choisir son siège, son placement
Présentation
En cliquant sur <ajouter départ>, et / ou <ajouter destination>, on obtient :
L’utilisateur rentre les gares de départ et d’arrivée préférés.
L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ».
Pièces d’identité
Accéder à document
Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Pièces d’identité > :
Il est important de renseigner le maximum de documents car en fonction de la destination vos informations de passeport doivent obligatoirement être transmise au transporteur. De plus, des lors que vos documents arrivent à échéance vous recevrez automatiquement par mail une alerte de fin de validité à 30 jours, puis 15 jours et le jour J de la fin de validité.
Pour la case <Type de document >, on peut choisir entre :
Carte d’identité
Passeport
Permis de conduire
Visa
Esta ……
L’utilisateur complète toutes les autres cases
Données analytiques
Les données analytiques correspondent aux champs comptables que votre société à souhaité mettre en place.
Cartes stockées
Fonctionnalité à venir.
Information « Flux RH »
La fonctionnalité communément « flux RH » permet d’automatiser la mise à jour des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement.
Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société).
Plus de sécurité également puisqu’un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.
Politique de confidentialité
Information sur la protection de vos données personnelles.
Conformément à la loi de protection des données personnelles, toutes les informations renseignées dans votre profil voyageur TravelSolution sont protégées dans des serveurs hautement sécurisés basés dans l’Union Européenne.
Notification profil
Les notifications profils sont des notifications qui préviennent le client d’une expiration d’un document (Carte nationale d’identité, passeport, carte d’abonnement, carte de fidélité avec date de fin, carte de réduction) par l’intermédiaire d’un mail. Actuellement, les fréquences d’envois sont :
- À 30 jours de la fin de validité du document
- À 15 jours
- Le jour de l’expiration
Cliquez sur « ASSOCIATE ROLES & POOLS » Les profils créés s’affichent.
Une fois le profil « ouvert » rechercher le rôle supplémentaire à associer.
