Auteur/autrice : TKN

Les assurances

Vous avez la possibilité de choisir une assurance en ligne, directement, sans passer par votre agence. Plusieurs assurances peuvent être proposées en fonction du voyage (France / Etranger, type de prestations réservées, etc…)

Si aucune assurance n’est proposée en fin de réservation, vous pouvez demander à votre agence qu’elles soient mises en place dans les meilleurs délais.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FAQ – Eurostar – Nouvelles réglementations du Royaume-Uni

Le Royaume-Uni prend des mesures pour freiner la propagation du COVID-19.

  1. Pour protéger sa santé et celle des autres, tout voyageur doit obligatoirement remplir un formulaire de localisation de passagers en ligne avant d’arriver au Royaume-Uni: https://www.gov.uk/provide-journey-contact-details-before-travel-uk)
  2. Vous devrez peut-être vous mettre en quatorzaine à votre arrivée. Veuillez consulter la liste des pays exemptés avant de voyager car elle peut changer à court terme: https://www.gov.uk/guidance/coronavirus-covid-19-travel-corridors

Actuellement, la quatorzaine est obligatoire lorsque vous arrivez au Royaume-Uni depuis la France, la Belgique et les Pays-Bas.

  1. Au Royaume-Uni, le port du masque est obligatoire dans les transports en commun. Le non-respect des mesures ci-dessus est considéré comme une infraction pénale passible de poursuites et d’une amende.

Veuillez consulter le site www.gov.uk/uk-border-control pour connaître les recommandations officielles de santé publique détaillées et les conditions requises pour entrer au Royaume-Uni.

FAQ – Important « Réservation TGV AIR »

Lorsqu’une réservation TGV Air est faite dans TravelSolutions, il n’y a aucune indication sur le fait qu’il faille retirer son billet en gare.

Comment procéder : Sur présentation de votre mémo voyage ou pièce d’identité et à partir de 24 H et jusqu’à 20 minutes avant le départ de votre train l’agent au guichet TGV AIR vous remet votre billet TGV.

 

FAQ – SNCF CONTRÔLE DES DROITS TARIFAIRES

IMPORTANT – SNCF CONTRÔLE DES DROITS TARIFAIRES

Pour poursuivre son travail sur la lutte anti-fraude, la SNCF va mettre en place un contrôle du droit tarifaire à l’achat des billets sur l’ensemble de ses canaux de distribution (éligibilité de la réduction liée à une carte commerciale ou un abonnement).

Les voyageurs qui possèdent à la fois une carte de fidélité et une carte commerciale DOIVENT OBLIGATOIREMENT les fusionner afin de pouvoir acheter un billet au tarif réduit et continuer de bénéficier des avantages liés au Programme Grand Voyageur.
Si les deux cartes du voyageur ne sont pas associées, les réservations ne pourront aboutir  :

– lors de la revendication de sa carte de fidélité, il se verra bloqué au contrôle des droits tarifaires,
– lors de la revendication de sa carte de réduction, il ne se verra pas crédité de ses points de fidélité.

Pour éviter ces désagréments, vos voyageurs peuvent, dès maintenant :

– soit appeler le service Grand Voyageur pour le faire à distance : 0808 808 330
– soit se rendre sur moncompte.sncf.com et renseigner dans leur compte leur numéro de carte commerciale pour l’associer à leur compte fidélité.

Les deux cartes seront alors associées entre elles et votre voyageur pourra ainsi continuer à cumuler ses points fidélité grâce aux voyages réalisés.

FAQ – IMPORTANT : AIR – Billet en « Emission immédiate »

IMPORTANT : AIR – Billet en « Emission immédiate »

 

Dans le cas où vous réservez un voyage aérien dont les conditions d’émission définie par la compagnie sont en « Emission immédiate », il ne sera pas possible de soumettre le dossier à validation.

N’étant soumis à validation, le dossier sera émis dès finalisation du dossier de réservation (hors option)

Cette information du délai d’émission est visible en bas de chaque bloc vol mis dans votre panier.

Vous recevez une notification de ce type :

FAQ – Vous ne recevez pas les billets SNCF par mail ?

Vos billets SNCF : Nouvelles adresses d’envoi des serveurs SNCF

 

 

A compter du 24 septembre prochain la SNCF modifie ses url et adresses d’envoi des billets.

 

         => Pensez à vérifier que vos billets ne tombent dans vos indésirables.

 

FAQ – Je souhaite mixer un voyage en train avec des classes différentes.

Le fournisseur SNCF a modifié son interface en Full PAO.

Cette nouvelle interface ne permet plus de réserver dans un même dossier un voyage train avec un mix de classes (Aller en 1ère classe retour en seconde ou inversement) .

Désormais, pour réserver un voyage en train avec des classes de voyage différentes vous devrez dans un même dossier faire une réservation en aller simple pour chaque segment.

Réservation du 1er segment :

Puis réservation du 2ième segment depuis votre dossier de réservation :

en choisissant la prestation fer et aller simple.

FAQ – Cartes de fidélités compagnies ferroviaires

Lorsque vous réservez votre voyage train, nous vous recommandons de sélectionner la carte de fidélité correspondant (si vous avez plusieurs cartes : Grand Voyageur SNCF & carte My Thalys World) au transporteur.

Si vous réservez un voyage TGV et que vous sélectionnez  la carte My Thalys World vos billets TGV ne seront pas disponibles sur la carte de fidélité Thalys.

Sélectionnez la carte à utiliser. Si vous n’avez pas la carte correspondant au prestataire dans ce cas sélectionnez « aucun ».

 

Vous sélectionnez votre carte avant la réservation définitive de votre voyage.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’affichage des cartes dans le menu déroulant dépend de l’ordre de création des cartes de fidélité dans le profil du voyageur.

FAQ – Je n’arrive pas à accéder à l’offre Business d’Air France

La recherche Avion par défaut dans TravelSolution est fixée sur la classe « Economique ».

Pour accéder à cette offre Business, il est nécessaire de sélectionner la classe « Business » de préférence ou  « Toutes les classes ».

 

Ce service est proposé sur les vols Air France, opérés par Air France et Air France Hop, au départ de Paris Charles de Gaulle, Orly et des escales régionales vers la France métropolitaine et l’International * (y compris le hub d’Amsterdam).

Il permet aux clients en correspondance sur un vol domestique (de et vers l’international) de bénéficier sans surcoût d’un service cohérent sur l’ensemble du voyage et aux clients voyageant en France métropolitaine de bénéficier des avantages liés au voyage en business, au sol comme en vol.

FAQ – Train : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un train ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver un train jusqu’à 4H30 avant le départ.

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un train ?

La réservation est possible jusqu’à 4H00 avant le départ. Cette règle s’applique quelles que soient les conditions du tarif.

Les demandes de réservation pour un  départ à moins de 4H00 sont impossibles.

FAQ – Avion : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un vol ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver un vol jusqu’à 1H30.

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un vol ?

La personne qui effectue la réservation peut réserver un vol jusqu’à 1H00 du départ. 

FAQ – Hôtel : les options

Lors de la réservation d’une chambre d’hôtel avec option :

1- Si le tarif est remboursable, la réservation est immédiatement faite

2- Si le tarif est non remboursable, aucune réservation n’est faite au moment de la mise en option. La réservation est réellement faite au moment de la confirmation de l’option.

FAQ – Hôtel : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un hôtel ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver le tarif de l’hôtel jusqu’à la date limite du processus d’approbation. Après cette heure limite, la réservation d’hôtel ne sera plus possible.

Pour une arrivée le jour même, la réservation et la validation doivent être effectuées avant 16H00.

Message d’alerte type :

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un hôtel ?

La personne qui effectue la réservation peut réserver le tarif de l’hôtel jusqu’à la date d’arrivée indiquée par l’hôtel / le fournisseur. Cette règle s’applique quelles que soient les conditions du tarif.

Vidéo de formation

Vidéo auto-formation générale

La création du profil

Profils modification des roles et des droits

Présentation de la page d’accueil

FAQ – Connexion impossible – Régénération mot de passe KO

Action demandeur :

Vous avez un problème de connexion :

Cliquez sur mot de passe oublié, allez dans votre boite aux lettres et cliquez sur le mail « Réinitialiser mon mot de passe »,

En cas de non réception du mail : vérifier les pré requis techniques disponibles dans documentation  Fiche Pré requis techniques 

Vérifier auprès du gestionnaires outil de votre société : le rôle et identifiant de votre compte.

En dernier lieu contactez votre agence afin qu’elle vous aide à la connexion.

Action Gestionnaire de profils : Vérifier le profil du demandeur : rôle (vérifier qu’il ne s’agit pas d’un voyageur sans accès), contrôler le mail.

après ces vérifications, vous pouvez réinitialiser le mot de passe en :

  • modifiant le mail du demandeur par votre mail.
  • Cliquez sur la clé « Reset password »
  • Cliquez sur le lien de réinitialisation du mot de passe
  • Choisir un mot de passe pour le client
  • Tester la connexion avec identifiant client et mot de passe
  • Retourner sur le profil et remettre le mail de la personne
  • Transmettre le mot de passe à la personne.

Remarque : dans le cas de flux RH mis en place pour votre société, vous devez contacter votre service (informatique, RH,..) pour la mise à jour du fichier transmis au service TravelSolution.

Merci de vous adresser à votre agence dans le cas d’Email bloqué, compte bloqué.

FAQ – Flux RH possibilité d’ajouter des données manuellement dans les profils

Article en cours de validation

Il existe une solution pour ajouter des données de type téléphone manuellement même lorsque vous avez un flux RH mis en place pour votre société.

Si dans la rubrique « Contacts » dans le champs « Description » est indiqué « Flux RH Pro », toutes les modifications que vous ferez seront systématiquement écrasé par le flux RH quotidien.

 

 

Si vous souhaitez ajouter des nouvelles coordonnées de type téléphone, vous devrez dans ce cas :

 

Sélectionner le type de contact « Personnel »

 

 

 

Puis saisissez le N° de téléphone et enregistrer

 

FAQ – Réservation en cours inaccessible

Je ne peux pas accéder à mon dossier dont le statut est « réservation en cours »

il n’est pas possible d’accéder au dossier car :

« This is because arranger of this trip start to modify it and hasn’t finish it. Only arranger can access to this trip. After he finish modification trip status will update. »

Autrement dit : le chargé de voyage n’a pas encore fini de modifier le voyage et par conséquent il est le seul à pouvoir accéder à ce dossier. Lorsque le chargé de voyage aura terminé la modification le voyage sera mis à jour.

 

FAQ Hôtel – je n’ai pas de résultats

  • Je n’ai aucun résultat hôtel
    • Veuillez vérifier les critères saisis.
      Si vous avez précisé des critères particuliers (nom de l’hôtel, etc…) , supprimez les au fur et à mesure. L’hôtel peut être mal orthographié ou complet.
    • Pensez au critère avancé « Distance » qui permet de recherche à XX kms à la ronde autour du point demandé.
      Ce critère est souvent initialisé à 3 kms, mais peut dépendre de votre profil.
      Dans certaines régions du monde, 3 kms n’est pas suffisant pour trouver un hôtel malgré l’offre importante.Pensez à augmenter la distance de plusieurs kilomètres.

FAQ Voiture – Je n’ai pas de résultat, pas d’affichage

  • Je n’ai aucun résultat voiture
    • Veuillez vérifier les critères saisis et en décocher/ne plus renseigner au fur et à mesure.
    • Vérifier les jours et horaires de prise et retour de véhicules. En effet, ces critères sont pris en compte lors de la recherche, et si les stations les plus proches des loueurs sont fermées (les week-ends parfois, jours fériés, horaires très matinaux ou tardifs), alors la recherche peut ne pas aboutir.
    • Si malgré tout, il n’y a toujours aucun résultat, veuillez contacter votre Travel Planner.

FAQ – Impossible de me connecter

  • Impossible de me connecter
    • Veuillez vérifier que vous êtes bien sur le nouvel outil TravelSolutions : https://app.hv-travelsolutions.com
    • Veuillez vérifier votre mot de passe
    • Veuillez vérifier que caps lock n’est pas activé à tort
    • Si vous êtes sur une application mobile, il s’agit  de l’ancienne application AeTM. Travel Solutions n’a pas d’application. Il s’agit d’un site « responsive » qui s’adapte à la taille de l’écran. L’url d’accès via mobile est donc la même que celle sous PC.
    • Si tout vous semble OK, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe.

Documents de voyages

Chapitre documents de voyage

Pour chaque opération effectuée dans TravelSolution, une notification est générée automatiquement par l’outil et est envoyée aux voyageurs et / ou aux chargés de voyages et / ou au valideur selon le paramétrage demandé.

Apres la confirmation finale du déplacement, les documents de voyage sont envoyés aux voyageurs et/ou aux chargés de voyages selon le paramétrage demandé.

 

  • Billet air : 

Itinéraire Havas voyages regroupant toutes les informations de vol.

 

  • Billet fer :

Itinéraire Havas Voyages + billet généré automatiquement par la SNCF .

!!!Point d’attention : La majorité des billets sont émis sous format dématérialisé et sont enregistrés automatiquement sur l’application « TGV Pro ». Pour les billets non éligibles l’information « billet électronique à retirer en gare »  est mentionné sur  l’itinéraire Havas Voyages.

!!!Point d’attention : les billets TER doivent être obligatoirement imprimés depuis TS et le voyageur doit l’avoir avec lui lors de son voyage.

 

Remarque interne : Contacter Dunkerque pour obtenir copie de billet électronique sur des axes non éligible à la démat ou non électroniques 

  • Voiture : 

Itinéraire Havas Voyages + le voucher émis directement par le loueur (à présenter au moment de la prise en charge).

 

  • Hôtel : 

Itinéraire Havas Voyages + le voucher hôtel

Le voucher doit obligatoirement être présenté :

  • soit en format électronique
  • soit en format  papier à l’hôtelier.

C’est la seule garantie de votre réservation et de son pré paiement. En ces de difficultés un N° d’appel d’urgence est indiqué sur le voucher (service H24 – Appel Gratuit)

 

 

 

FAQ – Choix d’un créneau d’horaire de départ ? Comment faire ?

Important : Option activée que pour les voyages par avion.

Vous  désirez partir en milieu de matinée pour assister à une réunion en début d’après-midi ?

Vous préférez éviter d’être dans les transports à une heure de forte affluence?
Rien de plus simple ! Avec Travel Solution, vous pouvez indiquer la plage horaire durant laquelle vous souhaitez voyager. L’outil remontera ainsi en priorité les solutions qui respectent votre préférence.

  • Horaires : en cliquant sur le pictogramme « horloge », plusieurs possibilités s’offrent à vous  :

  • La flèche vers le haut  indique une heure de départ souhaitée, la flèche vers le bas indique quant à elle une heure d’arrivée souhaitée.
  • Il est possible de renseigner une plage horaire (tôt le matin/le matin/le midi/l’après-midi/la nuit) :

    • Ou de renseigner une heure précise (AM = matin – PM = après-midi/soir) en cliquant sur « régler l’heure manuellement » :

  1. Cliquez sur la ligne chiffrée ou sur l’icône horloge
  2.  Indiquez votre préférence concernant l’heure de départ
    . Vous disposez de 5 ou 6 créneaux de départ selon le type de recherche
    . Vous pouvez également définir manuellement votre heure de départ ou d’arrivée en cliquant sur le bouton du bas
    NB: La flèche montante spécifie que vous cherchez un trajet en fonction de l’heure de départ du trajet, la flèche descendante en fonction de l’heure d’arrivée du trajet.

 

 

Les flux RH – Information

Pour toujours plus simplifier la gestion de vos profils voyageurs, pensez à la mise en place d’un flux RH.

Il permet d’automatiser la création, mise à jour et suppression des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement. Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société). Plus de sécurité également puisqu’un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

N’hésitez pas à contacter votre agence dédiée pour plus de renseignements.

Administration des profils / rôles & droits

Vous pouvez accéder à l’administration du site web en cliquant sur l’engrenage:

Création d’un utilisateur

Indiquer le nom de la société

 

Dans « Directory settings » cliquer sur l’onglet « Profiles »

 

 

 

 

 

 

Puis cliquer dans « ADD PROFILE ». Un masque s’ouvre

 

 

 

 

Les champs marqués d’un « * » sont des données obligatoires et doivent être remplis.

 

Indiquer la civilité

Sélectionner la communauté du voyageur

Renseigner le prénom et nom du voyageur(Prénom 1ère lettre en majuscule / nom tout en majuscule

L’email du voyageur avec domaine de la société

La date de naissance du voyageur

Dans « Login type » sélectionner « email_adress ». Le champ « Login » se renseigne automatiquement

Dans « Main Role » indiquez le rôle principal du voyageur.                                    Seuls les rôles commençant par « TMC_ » doivent être utilisés

Puis « ADD » pour enregistrer le profil

 

Ajout de rôles et gestion des Pools

Cliquez sur « ASSOCIATE ROLES & POOLS » Les profils créés s’affichent.

Pour rechercher un utilisateur tapez son nom dans le champs « Users (1) »

Pour ajouter des rôles supplémentaires, cliquez sur la flèche à côté du profil voyageur. Cela permet également de visualiser les rôles déjà attribués.

Pour supprimer un rôle, il suffit de cliquer sur la croix à côté du rôle.

 

 

 

Une fois le profil « ouvert » rechercher le rôle supplémentaire à associer.

Pour le retrouver plus facilement le renseigner dans « Search role »                                                                                              Toujours utiliser un rôle commençant par « TMC_ »

Le sélectionner et faire « Save ».

Spécificité pour le rôle de Gestionnaire de profil : celui-ci doit systématiquement être associé à une « Pool » de type CO.

  • Sélectionner le rôle de Gestionnaire de profil
  • Puis sélectionner la « Pool »
  • Faire « ASSOCIATE »
  • Et « SAVE »

 

Rôles des chargés de voyages

Lorsque le client a plusieurs communautés : l’association du rôle de chargé de voyages à une Pool ne doit se faire que s’il est chargé de voyages dans une autre communauté que la sienne.

L’association du rôle de chargés de voyages à la pool souhaitée ou aux pools souhaitées, se fait en cliquant sur la ou les pools puis ASSOCIATE et SAVE

Attention, dans le cas de chargés de voyages désignés, ne pas associer de « Pool » au rôle de Chargés de voyages

Pour visualiser les communautés que contiennent les « Pool » :

Roles and rights

Manage Pool

Affichage de toutes les Pool créées

Cliquez sur la flèche pour visualiser les communautés que contiennent la Pool

 

 

La liste des profils liés à la BU s’affiche.

 

 

 

 

Mise en place de flux RH

Pour toujours plus simplifier la gestion de vos profils voyageurs, pensez à la mise en place d’un flux RH.

Il permet d’automatiser la création, mise à jour et suppression des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement. Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société). Plus de sécurité également puisque un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

N’hésitez pas à contacter votre agence de voyages pour plus de renseignements.   

Assurances

Dans le cadre de ses engagements qualité Havas Voyages vous propose des solutions d’assurances spécifiques aux voyages d’affaires. Ces clauses spécifiques ne sont généralement pas incluses dans le contrat de protection des voyageurs de votre société.

Nos spécificités :

  • Annulation de rendez-vous
  • Départ retour manqué
  • Vol à l’arraché
  • Retard d’avion
  • …..

Le montant de l’assurance est défini en fonction du prix du billet.

Vous avez la possibilité de choisir une assurance en ligne, directement, sans passer par votre agence. Plusieurs assurances peuvent être proposées en fonction du voyage (France/International, composition du panier vec présence ou non d’un hôtel, etc…)

Si aucune assurance n’est proposée en fin de réservation, vous pouvez demander à votre Travel planner habituel qu’elles soient implémentées  dans les plus brefs délais.

 Retrouvez le descriptif des assurances disponibles dans le catalogue des services.

Mon profil voyageur

Bienvenue sur VOTRE profil !

Cet espace vous permet de renseigner toutes les informations vous concernant.
Une fois enregistrées dans l’outil, vous économiserez du temps : celui-ci ira piocher automatiquement dans votre profil les informations dont il aura besoin pour traiter vos demandes de voyage ou pour vous permettre de préparer ou d’ approuver des voyages pour d’autres utilisateurs selon les cas.

Nous vous recommandons de mettre à jour l’intégralité de vos informations dès votre première connexion, afin que votre profil soit opérationnel dès les premières réservations.
Vous pouvez bien évidemment mettre à jour celui-ci à tout moment.

Dans votre profil utilisateur, vous pouvez accéder à :
Accéder à son profil  

Pour aller sur son profil il suffit de cliquer sur le bouton (Initiale Prénom Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil, et sélectionner « Paramètres utilisateur »

 Données générales

Vous obtenez la liste des paramètres :  

Présentation du profil :   

Cette partie regroupe les informations essentielles de votre profil (elles sont déjà pré-remplies par le créateur du profil).   

 

 

 

 

 

 

 

 

Il est important que les champs ci-dessous soient renseignés soit par le gestionnaire de profil lors de la création, soit par l’utilisateur (voyageur ou chargé de voyages) :

« Date de naissance »,

« Nationalité« ,

« Type de passager » (jeune (-25 ans) ou senior (+de 60 ans)).

Cette case doit être obligatoirement sélectionnée si vous voulez bénéficier des tarifs préférentiels. 

Si vous sélectionnez « Jeunes » vous bénéficierez des tarifs jeunes Air France.

Si vous sélectionnez « Seniors », vous bénéficierez des tarifs seniors Air France.

 

Attention : Le champs « Chargé de voyages désigné » ne doit être en aucun cas être renseigné, sauf lors d’une demande expresse de votre travel manager.

Pourquoi : Si la chargée de voyages a été ajoutée comme « chargée de voyages désignée » dans certains profils, elle ne peut plus réserver que pour les personnes pour lesquelles elle est désignée. Il faut supprimer ce statut de chargée de voyages désigné sur les profils voyageurs.

 

 

 

 

 Adresses

Accéder à adresse 

 

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <adresse> :

En cliquant sur <Ajouter une adresse> on obtient :  

L’encart ci-dessous apparaît avec l’ensemble des champs nécessaires à compléter – lorsque vous renseignez plusieurs adresses

il est possible de sélectionner votre adresse principale

(si vous renseignez une seule adresse, par défaut celle-ci est l’adresse principale) 

Vous pouvez supprimer à tout moment une adresse préalablement renseignée.

N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Contacts

Accéder aux contacts  

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <Contact> :

Présentation de contacts 

En cliquant sur « ajouter des contacts », vous obtenez :  

 

L’encart ci-contre apparaît avec l’ensemble des champs contact nécessaires à compléter : 

  • Type de contact : indiquez la nature du contact (personnel, professionnel, urgence, assistant)
  • Contact principal : sélectionnez votre contact principal dans le cas où vous avez plusieurs contacts 
  • Téléphone/portable/email : indiquez les coordonnées de la personne à contacter 

Vous pouvez supprimer à tout moment un contact préalablement renseigné. 

Il est important de renseigner un maximum de contacts afin qu’en cas de difficultés nos travel planner puissent vous contacter à tout moment et également afin que les compagnies aériennes puissent vous adresser toutes notifications d’irrégularités de votre voyage (retard, annulation,…)

N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 

Important : Votre N° de téléphone portable est obligatoire dans votre profil.

 

 

 

 

 Cartes réduction/fidélité

Accéder au programme de fidélité / cartes de réduction

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes réduction/fidélité> : 

 

 

 

Présentation du programme de fidélité / cartes de réduction

 

 En cliquant sur <ajouter des cartes>  , on obtient :   

 

Type de programme : l’utilisateur choisit dans un premier temps le type de carte qu’il souhaite enregistrer (air, fer, hôtel, location de voitures), dans un deuxième temps pour le ferroviaire il voit choisir s’il s’agit d’une carte de réduction ou de fidélité. Enfin quelque soit son choix, il devra compléter tous les éléments demandés : N° de la carte, date de validité, parcours,…..

Attention : concernant les cartes hôtels, elles ne sont enregistrées quà titre indicatit ou pour traitement offline de la réservation.

Compte tenu de nos accords avec les centrales de réservation, les programmes de fidélité ne sont pas pris en compte pour les réservations faites dans TravelSolutions. Le voyageur peut néanmoins présenter sa carte à son arrivée à la réception.

Vous pouvez supprimer une carte de fidélité préalablement inscrite.  

 N’oubliez pas de sauvegarder votre carte sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 Cartes de paiement

Accéder à cartes de paiement

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes de paiement > :

Une carte de paiement doit être saisie dans le profil voyageur, dans les cas ci-dessous : 

  • Si le contrat entre votre société et Havas Voyages spécifie un paiement de toues les prestations par carte bancaire individuelle ou corporate 
  • Si le contrat entre votre société et Havas Voyages précise que le mode de règlement est par chèque, virement ou prélèvement, dans ce cas l’achat de billets low-cost  doit être effectué par carte bancaire individuelle ou corporate (possibilité à la demande de votre société de mettre en place un paiement des low cost par e-card Havas Voyages).

Présentation  

En cliquant sur <Ajouter une nouvelle carte de crédit>, on obtient :  

 

Pour la case <Type de carte>, on peut choisir entre :

 

 

 

Si l’utilisateur possède plusieurs cartes de paiement, il peut définir une carte de paiement principale en cochant la case prévue à cet effet. Si l’utilisateur n’en possède qu’une, elle sera définie par défaut comme étant une carte de paiement principale. 

Remarque : Pour les sociétés payant par carte logée (American Express ou Air Plus) la saisie de carte de paiement n’est pas nécessaire.

Le paiement de l’ensemble des prestations est garantie par la carte logée.

 Préférences Avion

Accéder à préférences avion  

 Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences avion > :  

L’utilisateur rentre les aéroports de départ et d’arrivée.

Il peut aussi choisir la préférence du siège et de repas. 

 

En cliquant sur <ajouter départ>, et  <ajouter destination>, on obtient :  

 

Renseigner l’aéroport de départ préféré et ou l’aéroport de destination préférée.

 

L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ». 

 

 Préférences Train

Accéder à préférences train  

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences train > :  

 Comme pour <préférences avion>, l’utilisateur peut choisir son siège, son placement  

 

 

 

 

 

 Présentation  

 En cliquant sur <ajouter départ>, et / ou <ajouter destination>, on obtient :  

L’utilisateur rentre les gares de départ et d’arrivée préférés. 

L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ». 

 

 

 Pièces d’identité

Accéder à document  

 Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Pièces d’identité > :  

 

 

 

 

Il est important de renseigner le maximum de documents car en fonction de la destination vos informations de passeport doivent obligatoirement être transmise au transporteur. De plus, des lors que vos documents arrivent à échéance vous recevrez automatiquement par mail une alerte de fin de validité à 30 jours, puis 15 jours et le jour J de la fin de validité.

Pour la case <Type de document >, on peut choisir entre :  

Carte d’identité

Passeport

Permis de conduire

Visa

Esta ……

L’utilisateur complète toutes les autres cases  

 

 

 Données analytiques

Les données analytiques correspondent aux champs comptables que votre société à souhaité mettre en place.

 

 Cartes stockées

Fonctionnalité à venir.

 

 Information « Flux RH »

La fonctionnalité communément « flux RH » permet d’automatiser la mise à jour des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement.

Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société).

Plus de sécurité également puisqu’un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

 

 Politique de confidentialité

Information sur la protection de vos données personnelles.

Conformément à la loi de protection des données personnelles, toutes les informations renseignées dans votre profil voyageur TravelSolution sont protégées dans des serveurs hautement sécurisés basés dans l’Union Européenne.

 

 Notification profil

Les notifications profils sont des notifications qui préviennent le client d’une expiration d’un document (Carte nationale d’identité, passeport, carte d’abonnement, carte de fidélité avec date de fin, carte de réduction) par l’intermédiaire d’un mail. Actuellement, les fréquences d’envois sont :

  • À 30 jours de la fin de validité du document  
  • À 15 jours  
  • Le jour de l’expiration  

 

Réserver

Félicitations, vous vous apprêtez à effectuer une réservation sur Travel Solutions !

Simplicité, convivialité et flexibilité : votre solution en ligne vous permet de réaliser facilement toutes vos réservations.

  • Avion, Train, Hôtel, location de voiture, etc…
  • Voyages simples et voyages multi-destinations
  • Pour un ou plusieurs passagers

Laissez-vous guider.

Guides utilisateurs

Vous trouverez ici les différents documents disponibles pour HAVAS VOYAGES TravelSolutions:

  • Le guide utilisateur au format PPT :

En cours de réécriture


  • Le prérequis technique pour une utilisation optimale d’Havas Voyages TravelSolutions : (version 10 – Mars 2026)
  • Le guide utilisateur du Valideur :

  • Le guide utilisateur – Hôtels « critères d’affichage »

  • TravelSolutions – la mobilité

  • Comment modifier la BU d’un profil existant

Accéder à la fiche

  • Attribution & modification de rôles pour un profil permanent

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  • HOTEL : process & informations pour un séjour réussi

Important : Certaines options présentées peuvent être payantes :

Ex : la localisation des sites clients qui apparaissent dès que la carte est affichée.

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre agence habituelle pour plus d’informations.

Contactez votre agence de voyages

En cas de commande complexe ou de problématique Online et Offline sur le site TravelSolutions, vous pouvez demander l’aide d’un de nos Travel Planners. Pour retrouver les coordonnées de votre agence dédiée. Cliquez sur le bouton bleu avec vos initiales (Prénom/Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil, et sélectionner « Coordonnées de l’agence ».

Chargé de voyages

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour le rôle du chargé de voyages :

Si vous êtes chargé de voyage vous pouvez effectuer des réservations pour les personnes dont vous êtes en charge.  

Pour réserver des voyages, il y a plusieurs étapes à respecter : 

 Déterminer les voyageurs

Pour ajouter des voyageurs sur un voyage, il faut dans un premier temps cliquez sur le sigle suivant :

En cliquant dessus, on obtient la fenêtre suivante :

 

Dans ce cadre, il faut ajouter les voyageurs qui feront partis du voyage : 

on saisit le nom ou le prénom du voyageur, ou bien saisir les 3 premières lettres du nom ou prénom. TravelSolutions va automatiquement identifier le voyageur ou vous proposer plusieurs voyageurs si plusieurs réponses possibles.

 

 

 

Deux options s’offrent à vous :  

  • en cliquant dessus, vous accéderez au profil du voyageur.  
  •  en cliquant dessus, vous l’ajouterez au voyage que vous aurez ultérieurement choisi. 

Vous pouvez ajouter au maximum 6 voyageurs (pas plus). 

Si vous avez plus de 6 voyageurs vous pouvez :

  • passer par l’agence pour réserver
  • faire plusieurs réservations (une première réservation avec 3 voyageurs et une autre avec 4 voyageurs par exemple).

Une fois l’ensemble des voyageurs choisis,  ils apparaissent sur la fenêtre de droite : 

 Faire les réservations

 

 

En cliquant sur ajouter, vous pouvez choisir la prestation (entre train, avion, voiture ou hôtel) pour les voyageurs que le chargé de voyage a choisi.

Je suis valideur

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour le rôle de valideur :

Veuillez trouver ci-dessous les différents cas de type de valideurs

 Remarques Générales

En tant que valideur, des notifications vous sont adressées, vous pouvez depuis ces notifications valider ou refuser le voyage par un simple clic.

Vous pouvez accepter ou refusez et demandez au voyageur de revoir sa demande.

Si vous êtes valideur, vous recevrez des mails de notification de la personne dont vous êtes valideur.  

A noter que le voyageur ou chargé de voyages reçoit également des mails de notification.

Un valideur ne peut pas s’auto-valider

 Cas spécifique des valideurs suppléants

Aucune notification n’est envoyée au valideur suppléant.

Il intervient uniquement suite à une alerte de voyageurs ou du chargé de voyages.

Le valideur suppléant a obligatoirement en plus de son identifiant habituel, un identifiant commençant par « vs. ». Ce rôle de valideur suppléant devra obligatoirement être rattaché à la CO et non à une BU.

Grace à cet identifiant, le valideur suppléant a accès à tous les dossiers en attente de validation.

Les valideurs suppléants peuvent à tout moment valider les voyages , voire tous les voyages. C’est en quelque sorte un « Super valideur ».

Conseil : avoir au moins un valideur suppléant.

 

 Cas spécifique des valideurs à double niveau

Si vous avez un circuit de validation à double niveau, le valideur niveau 2 reçoit le mail de validation quand le valideur de niveau a validé le voyage. Le voyage est entièrement validé quand tous les valideurs ont validés le voyages. Si l’un des valideurs a refusé, le voyage est alors annulé. Le valideur de niveau 2 ne peut pas être valideur de niveau 1.

 Cas spécifique des valideurs délégués

En cas d’absence lors de vos déplacements, congés il est important de vous déclarer absent dans TravelSolutions.

Pour ce faire, connectez vous à votre profil « Rubrique Délégation de tâches » :

Cochez la case « Absent(e) du bureau et renseignez les champs date de départ et retour.

Puis saisissez le nom de votre délégué. Votre délégué doit avoir le rôle de valideur.

Durant votre absence votre délégué recevra les demandes de validation de voyageurs dont vous avez la responsabilité.

Vous serez en copie de toutes les demandes.

Le dernier jour de votre absence la délégation est automatiquement stoppée à 23H50.

Modèles de voyages

Modèles de voyage pour tous vos voyages fréquents : Utiliser le modèle de voyage.

 Sur le site TravelSolution, pendant ou après finalisation de votre réservation il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous

Après avoir nommer votre modèle, et pour le retrouver et l’utiliser, il vous suffira de cliquer sur « Travel » puis dans type de voyages puis « Modèles de voyages »

Après avoir sélectionner votre modèle puis le voyageur pour qui vous souhaitez réserver (pour le cas d’un chargé de voyages) il vous suffira de renseigner votre date de départ et de retour.

Tous les autres champs étant pré-rempli.