Auteur/autrice : TKN

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Réservation TRAIN – version détaillée

Les étapes de la réservation de billets de train

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour réserver un train :

Rechercher un train

Commencer par cliquer sur l’icône train :

Disponible depuis le menu

  • Critères basiques de recherche :

Voici les critères basiques pour rechercher un train :

  • Aller-Retour / Aller Simple : Sélectionner votre voyage selon un aller-retour ou un aller simple classique. Si vous souhaitez ne pas revenir dans la même ville par exemple, ou ajouter plus de segments à votre voyage vous devrez effectuer une demande supplémentaire . Pour cela, il vous suffira de cliquer sur « ajouter plus » une fois les segments validés voir « Etape de validation »

  • De : Il s’agit du lieu de départ. Vous pouvez saisir directement une ville ou le nom d’une gare.
  • A : Il s’agit du lieu de destination. Vous pouvez saisir directement une ville ou le nom d’une gare.
  • Date de départ : saisissez la date de départ.
  • Date de retour : il s’agit de la date de retour de votre voyage.
  • Horaires : en cliquant sur le pictogramme « horloge », plusieurs possibilités s’offrent à vous  :
    • La flèche vers le haut  indique une heure de départ souhaitée, la flèche vers le bas indique quant à elle une heure d’arrivée souhaitée.
    • Il est possible de renseigner une plage horaire (tôt le matin/le matin/le midi/l’après-midi/la nuit) :

    • Ou de renseigner une heure précise (AM = matin – PM = après-midi/soir) en cliquant sur « régler l’heure manuellement » :

>Conseils et astuces : Le système de la SNCF est capable de retourner jusqu’à 6 résultats pour une recherche  ( 5 propositions après l’heure souhaitée, et 1 proposition avant). En fonction des résultats fournis par la SNCF, votre outil de réservation filtrera l’affichage en fonction de la plage horaire qui aura été indiquée.

 

  • Classe : il s’agit de la classe de réservation souhaitée. Ce champ est facultatif. Les possibilités sont les suivantes : classe indifférente, première, seconde.
  • Direct : cette case sera à cocher si vous souhaitez afficher uniquement des trajets directs, sans correspondance.

 

Conseils et astuces : si l’outil vous indique « Nous n’avons pas trouvé de trajets correspondant à vos critères de recherche », pensez alors à les modifier. Par exemple, il n’existe pas de trajet direct entre Lyon et Limoges, donc si la case « Direct » a été cochée, l’outil ne pourra pas afficher de résultats.

 

Pour aller plus loin :

  • Critères avancés de recherche :

Pour obtenir les critères avancés, il faut cliquer sur : 

Via: si le trajet indiqué comprend une correspondance, il est possible de compléter la ville ou la gare de correspondance souhaitée.

Paramètres :

Durée maximale du voyage

Toutes gares belges : ce tarif « Toutes Gares Belges » (TGB) vous permet de prolonger votre voyage par un trajet en correspondance entre la gare de départ ou d’arrivée de votre Thalys et une autre gare belge. Pour ce trajet, vous pourrez emprunter n’importe quel train sur le réseau intérieur SNCB.

Services : Handicapé

 

Liste des résultats

Le moteur va rechercher les trains qui répondent aux critères que vous avez sélectionnés.

  • Description de la liste de résultats :

Les résultats « aller » s’afficheront sur une première page, puis les résultats « retour » s’afficheront une fois le 1er train et son tarif sélectionnés.

 

Chaque train proposé est représenté par une ligne :

  • Les pictogrammes à gauche indiquent les services disponibles dans ce train comme la voiture bar par exemple, ou un espace Pro 1ère.
  • Le segment en bleu permet de lire facilement les horaires de départ et d’arrivée, ainsi que la durée du trajet.
  • A droite vous retrouverez différentes informations représentées également par des pictogrammes :
    • La classe : 1ère ou 2nde
    • Le nombre de tarifs disponibles
    • Le billet électronique
    • L’émission de CO2
    • La conformité à la politique voyages de votre entreprise (vert = conforme / rouge = non conforme)
    • Le prix ainsi que sa flexibilité (non flexible, semi-flexible, flexible)

En cliquant sur « Afficher les tarifs », sur la ligne on déroule alors la liste des tarifs :

L’ensemble de la gamme tarifaire s’affiche alors : Prem’s, Loisir et Pro, ainsi que les classes 1ère ou 2nde.

En cliquant sur le bouton « Conditions Tarifaires », un résumé s’affiche dans une nouvelle fenêtre :

 

Réserver un train

 

Afin de sélectionner le tarif souhaité et accéder aux résultats « retour », veuillez sélectionner le tarif choisi.

Sur la nouvelle page, un rappel de votre choix « Départ sélectionné » s’affichera en haut, puis vous pourrez visualiser les propositions de train « retour » :

 

Après avoir sélectionné votre retour, de la même façon que l’aller, un récapitulatif de votre trajet complet s’affichera :

 

Sélectionner le voyage.

Page détail de la réservation

Sur cette page, vous pouvez :

Enregistrer ce voyage comme modèle afin de pouvoir réserver à nouveau ces trains plus rapidement la prochaine fois.

Visualiser le code voyage interne à l’outil qui a été généré.

Renommer votre voyage, par défaut : date + gare de destination

 

Visualiser le pictogramme du statut du voyage, à cette étape il s’agit de « Nouveau ».

Visualiser le montant total du voyage.

Choisir le type de billet, par défaut le e-billet si cette option est disponible.

Modifier l’adresse email d’envoi du e-billet.

Modifier le voyage si finalement celui-ci ne vous convient plus.

Supprimer ce voyage.

 

A partir des deux pavés « aller » et « retour », il sera possible de :

Indiquer ses préférences de siège ou de placement (selon disponibilité auprès de la SNCF) :

 

Visualiser plus d’informations sur votre train (les ciseaux permettent d’afficher les conditions du tarif qui a été sélectionné) :

Ajouter des prestations

En cliquant sur « Ajouter plus »,  vous pourrez ajouter d’autres prestations à votre voyage existant : un autre train, un vol, une location de voiture ou un hôtel.

Le bouton « Suivant » vous permet de poursuivre votre réservation.

 

Conseils et astuces : le bandeau supérieur vous permet de connaître l’étape de la réservation.

Champs analytiques

 

A cette étape « Champs analytiques », il vous faudra compléter les champs comptables dont a

besoin votre entreprise pour la facturation et choisir votre valideur (si nécessaire) :

 

Afin de finaliser votre réservation, il vous faudra cocher la case « Je reconnais avoir pris connaissance des conditions de vente et les accepter ».

Puis il ne vous restera plus qu’à cliquer sur  « Option » ou « Réserver » .

Si vous cliquez sur « Réserver », si votre entreprise n’a pas mis en place un circuit de validation, la confirmation du billet sera alors immédiate. Sinon, il faudra attendre la validation de votre valideur pour obtenir cette confirmation ainsi que le billet.

La mise en option vous permettra de conserver votre billet jusqu’à une date et un horaire précis.

Cette date est fixée par le fournisseur, en l’occurrence la SNCF dans ce cas. Vous aurez alors jusqu’à cette date pour confirmer ou annuler votre option. Au-delà de cette date, votre option s’annulera automatiquement sans confirmation de votre part.

 

Particularité d’un trajet mixant TER & TGV

Depuis le passage des TER sous l’autorité des Régions administratives, chaque trajet incluant TER et TGV doit être réservé en 2 étapes :

1/ Rechercher et sélectionner le 1er trajet (TGV ou TER)

2/ Via le menu Ajouter, rechercher et sélectionner le 2nd trajet (TER ou TGV)

La réservation comportera 2 billets par trajet.

 

Les assurances

Vous avez la possibilité de choisir une assurance en ligne, directement, sans passer par votre agence. Plusieurs assurances peuvent être proposées en fonction du voyage (France / Etranger, type de prestations réservées, etc…)

Si aucune assurance n’est proposée en fin de réservation, vous pouvez demander à votre agence qu’elles soient mises en place dans les meilleurs délais.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

FAQ – Eurostar – Nouvelles réglementations du Royaume-Uni

Le Royaume-Uni prend des mesures pour freiner la propagation du COVID-19.

  1. Pour protéger sa santé et celle des autres, tout voyageur doit obligatoirement remplir un formulaire de localisation de passagers en ligne avant d’arriver au Royaume-Uni: https://www.gov.uk/provide-journey-contact-details-before-travel-uk)
  2. Vous devrez peut-être vous mettre en quatorzaine à votre arrivée. Veuillez consulter la liste des pays exemptés avant de voyager car elle peut changer à court terme: https://www.gov.uk/guidance/coronavirus-covid-19-travel-corridors

Actuellement, la quatorzaine est obligatoire lorsque vous arrivez au Royaume-Uni depuis la France, la Belgique et les Pays-Bas.

  1. Au Royaume-Uni, le port du masque est obligatoire dans les transports en commun. Le non-respect des mesures ci-dessus est considéré comme une infraction pénale passible de poursuites et d’une amende.

Veuillez consulter le site www.gov.uk/uk-border-control pour connaître les recommandations officielles de santé publique détaillées et les conditions requises pour entrer au Royaume-Uni.

FAQ – Important « Réservation TGV AIR »

Lorsqu’une réservation TGV Air est faite dans TravelSolutions, il n’y a aucune indication sur le fait qu’il faille retirer son billet en gare.

Comment procéder : Sur présentation de votre mémo voyage ou pièce d’identité et à partir de 24 H et jusqu’à 20 minutes avant le départ de votre train l’agent au guichet TGV AIR vous remet votre billet TGV.

 

FAQ – SNCF CONTRÔLE DES DROITS TARIFAIRES

IMPORTANT – SNCF CONTRÔLE DES DROITS TARIFAIRES

Pour poursuivre son travail sur la lutte anti-fraude, la SNCF va mettre en place un contrôle du droit tarifaire à l’achat des billets sur l’ensemble de ses canaux de distribution (éligibilité de la réduction liée à une carte commerciale ou un abonnement).

Les voyageurs qui possèdent à la fois une carte de fidélité et une carte commerciale DOIVENT OBLIGATOIREMENT les fusionner afin de pouvoir acheter un billet au tarif réduit et continuer de bénéficier des avantages liés au Programme Grand Voyageur.
Si les deux cartes du voyageur ne sont pas associées, les réservations ne pourront aboutir  :

– lors de la revendication de sa carte de fidélité, il se verra bloqué au contrôle des droits tarifaires,
– lors de la revendication de sa carte de réduction, il ne se verra pas crédité de ses points de fidélité.

Pour éviter ces désagréments, vos voyageurs peuvent, dès maintenant :

– soit appeler le service Grand Voyageur pour le faire à distance : 0808 808 330
– soit se rendre sur moncompte.sncf.com et renseigner dans leur compte leur numéro de carte commerciale pour l’associer à leur compte fidélité.

Les deux cartes seront alors associées entre elles et votre voyageur pourra ainsi continuer à cumuler ses points fidélité grâce aux voyages réalisés.

FAQ – IMPORTANT : AIR – Billet en « Emission immédiate »

IMPORTANT : AIR – Billet en « Emission immédiate »

 

Dans le cas où vous réservez un voyage aérien dont les conditions d’émission définie par la compagnie sont en « Emission immédiate », il ne sera pas possible de soumettre le dossier à validation.

N’étant soumis à validation, le dossier sera émis dès finalisation du dossier de réservation (hors option)

Cette information du délai d’émission est visible en bas de chaque bloc vol mis dans votre panier.

Vous recevez une notification de ce type :

FAQ – Vous ne recevez pas les billets SNCF par mail ?

Vos billets SNCF : Nouvelles adresses d’envoi des serveurs SNCF

 

 

A compter du 24 septembre prochain la SNCF modifie ses url et adresses d’envoi des billets.

 

         => Pensez à vérifier que vos billets ne tombent dans vos indésirables.

 

Les dernières informations concernant TravelSolutions

  • Hôtel :
    • Mise en place de nouveaux labels et critères de tri
      • Recommandé : concerne les hôtels notés « bien » et « très bien » par Booking.com et Tripadvisor »
      • Ouvert et Sécurisé : Nouveau pictogramme pour vous informer de la mise en place des mesures de protection contre le COVID 19
      • Populaire => critère de tri
      • Favori => critère de tri
      • Remboursable
    • Suppression de la fourchette de prix au profit d’un prix « A partir de… »
    • Possibilité de rechercher un hôtel en utilisant une langue différente de la langue de son profil (si profil en anglais, on peut désormais recherche « Bruxelles » et non pas uniquement « Brussels »)
  • Rail :
    • Recherche simplifiée par la suppression des plages horaires remplacée par la recherche par heure de départ
    • Envoi du billet TER directement par mail au voyageur et chargé de voyage
    • Billet téléchargeable au format PDF et non plus au format ZIP
    • Ajout de la carte de réduction Militaire
    • Mixe de classe en aller retour => Ajoutez 2 aller-simples dans votre dossier
  • AIR :
    • Envoi d’un email au voyageur pour prévenir que le check-in vient d’ouvrir
    • Consommation Carbone : Amélioration du mode de calcul de la consommation de CO2 par trajet => Affichage par un simple clic sur le nuage de chaque segment
  • Toutes Activités
    • Affichage d’une pop up avec date limite de confirmation pour tous les dossiers mis en option
    • Validation :
      • Affichage des champs analytiques + Trip Reason dans le mail envoyé au valideur
      • Affichage de la conformité à la politique voyage dans le mail de confirmation
  • Application mobile : nouvelle interface plus simple, plus claire et lisible.

Evolutions à venir :

  • Annulation online des réservations AIR après émission
  • Récupération des bookings 100% offline dans l’outil  (pour visu uniquement) – paramétrage de l’outil sur demande
  • Annulation/modifications online des réservations RAIL après émission

 

FAQ – Je souhaite mixer un voyage en train avec des classes différentes.

Le fournisseur SNCF a modifié son interface en Full PAO.

Cette nouvelle interface ne permet plus de réserver dans un même dossier un voyage train avec un mix de classes (Aller en 1ère classe retour en seconde ou inversement) .

Désormais, pour réserver un voyage en train avec des classes de voyage différentes vous devrez dans un même dossier faire une réservation en aller simple pour chaque segment.

Réservation du 1er segment :

Puis réservation du 2ième segment depuis votre dossier de réservation :

en choisissant la prestation fer et aller simple.

FAQ – Cartes de fidélités compagnies ferroviaires

Lorsque vous réservez votre voyage train, nous vous recommandons de sélectionner la carte de fidélité correspondant (si vous avez plusieurs cartes : Grand Voyageur SNCF & carte My Thalys World) au transporteur.

Si vous réservez un voyage TGV et que vous sélectionnez  la carte My Thalys World vos billets TGV ne seront pas disponibles sur la carte de fidélité Thalys.

Sélectionnez la carte à utiliser. Si vous n’avez pas la carte correspondant au prestataire dans ce cas sélectionnez « aucun ».

 

Vous sélectionnez votre carte avant la réservation définitive de votre voyage.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’affichage des cartes dans le menu déroulant dépend de l’ordre de création des cartes de fidélité dans le profil du voyageur.

FAQ – Je n’arrive pas à accéder à l’offre Business d’Air France

La recherche Avion par défaut dans TravelSolution est fixée sur la classe « Economique ».

Pour accéder à cette offre Business, il est nécessaire de sélectionner la classe « Business » de préférence ou  « Toutes les classes ».

 

Ce service est proposé sur les vols Air France, opérés par Air France et Air France Hop, au départ de Paris Charles de Gaulle, Orly et des escales régionales vers la France métropolitaine et l’International * (y compris le hub d’Amsterdam).

Il permet aux clients en correspondance sur un vol domestique (de et vers l’international) de bénéficier sans surcoût d’un service cohérent sur l’ensemble du voyage et aux clients voyageant en France métropolitaine de bénéficier des avantages liés au voyage en business, au sol comme en vol.

FAQ – Train : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un train ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver un train jusqu’à 4H30 avant le départ.

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un train ?

La réservation est possible jusqu’à 4H00 avant le départ. Cette règle s’applique quelles que soient les conditions du tarif.

Les demandes de réservation pour un  départ à moins de 4H00 sont impossibles.

FAQ – Avion : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un vol ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver un vol jusqu’à 1H30.

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un vol ?

La personne qui effectue la réservation peut réserver un vol jusqu’à 1H00 du départ. 

FAQ – Hôtel : les options

Lors de la réservation d’une chambre d’hôtel avec option :

1- Si le tarif est remboursable, la réservation est immédiatement faite

2- Si le tarif est non remboursable, aucune réservation n’est faite au moment de la mise en option. La réservation est réellement faite au moment de la confirmation de l’option.

FAQ – Hôtel : délai de réservation selon circuit de validation ou non

S’il y a un processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un hôtel ?

Dans le cas d’un circuit de validation activé, la société peut réserver le tarif de l’hôtel jusqu’à la date limite du processus d’approbation. Après cette heure limite, la réservation d’hôtel ne sera plus possible.

Pour une arrivée le jour même, la réservation et la validation doivent être effectuées avant 16H00.

Message d’alerte type :

S’il n’y a pas de processus d’approbation :

Jusqu’à quand puis-je réserver un hôtel ?

La personne qui effectue la réservation peut réserver le tarif de l’hôtel jusqu’à la date d’arrivée indiquée par l’hôtel / le fournisseur. Cette règle s’applique quelles que soient les conditions du tarif.

Vidéo de formation

Vidéo auto-formation générale

La création du profil

Profils modification des roles et des droits

Présentation de la page d’accueil

FAQ – Connexion impossible – Régénération mot de passe KO

Action demandeur :

Vous avez un problème de connexion :

Cliquez sur mot de passe oublié, allez dans votre boite aux lettres et cliquez sur le mail « Réinitialiser mon mot de passe »,

En cas de non réception du mail : vérifier les pré requis techniques disponibles dans documentation  Fiche Pré requis techniques 

Vérifier auprès du gestionnaires outil de votre société : le rôle et identifiant de votre compte.

En dernier lieu contactez votre agence afin qu’elle vous aide à la connexion.

Action Gestionnaire de profils : Vérifier le profil du demandeur : rôle (vérifier qu’il ne s’agit pas d’un voyageur sans accès), contrôler le mail.

après ces vérifications, vous pouvez réinitialiser le mot de passe en :

  • modifiant le mail du demandeur par votre mail.
  • Cliquez sur la clé « Reset password »
  • Cliquez sur le lien de réinitialisation du mot de passe
  • Choisir un mot de passe pour le client
  • Tester la connexion avec identifiant client et mot de passe
  • Retourner sur le profil et remettre le mail de la personne
  • Transmettre le mot de passe à la personne.

Remarque : dans le cas de flux RH mis en place pour votre société, vous devez contacter votre service (informatique, RH,..) pour la mise à jour du fichier transmis au service TravelSolution.

Merci de vous adresser à votre agence dans le cas d’Email bloqué, compte bloqué.

FAQ – Flux RH possibilité d’ajouter des données manuellement dans les profils

Article en cours de validation

Il existe une solution pour ajouter des données de type téléphone manuellement même lorsque vous avez un flux RH mis en place pour votre société.

Si dans la rubrique « Contacts » dans le champs « Description » est indiqué « Flux RH Pro », toutes les modifications que vous ferez seront systématiquement écrasé par le flux RH quotidien.

 

 

Si vous souhaitez ajouter des nouvelles coordonnées de type téléphone, vous devrez dans ce cas :

 

Sélectionner le type de contact « Personnel »

 

 

 

Puis saisissez le N° de téléphone et enregistrer

 

FAQ – Réservation en cours inaccessible

Je ne peux pas accéder à mon dossier dont le statut est « réservation en cours »

il n’est pas possible d’accéder au dossier car :

« This is because arranger of this trip start to modify it and hasn’t finish it. Only arranger can access to this trip. After he finish modification trip status will update. »

Autrement dit : le chargé de voyage n’a pas encore fini de modifier le voyage et par conséquent il est le seul à pouvoir accéder à ce dossier. Lorsque le chargé de voyage aura terminé la modification le voyage sera mis à jour.

 

FAQ Hôtel – je n’ai pas de résultats

  • Je n’ai aucun résultat hôtel
    • Veuillez vérifier les critères saisis.
      Si vous avez précisé des critères particuliers (nom de l’hôtel, etc…) , supprimez les au fur et à mesure. L’hôtel peut être mal orthographié ou complet.
    • Pensez au critère avancé « Distance » qui permet de recherche à XX kms à la ronde autour du point demandé.
      Ce critère est souvent initialisé à 3 kms, mais peut dépendre de votre profil.
      Dans certaines régions du monde, 3 kms n’est pas suffisant pour trouver un hôtel malgré l’offre importante.Pensez à augmenter la distance de plusieurs kilomètres.

FAQ Voiture – Je n’ai pas de résultat, pas d’affichage

  • Je n’ai aucun résultat voiture
    • Veuillez vérifier les critères saisis et en décocher/ne plus renseigner au fur et à mesure.
    • Vérifier les jours et horaires de prise et retour de véhicules. En effet, ces critères sont pris en compte lors de la recherche, et si les stations les plus proches des loueurs sont fermées (les week-ends parfois, jours fériés, horaires très matinaux ou tardifs), alors la recherche peut ne pas aboutir.
    • Si malgré tout, il n’y a toujours aucun résultat, veuillez contacter votre Travel Planner.

FAQ – Impossible de me connecter

  • Impossible de me connecter
    • Veuillez vérifier que vous êtes bien sur le nouvel outil TravelSolutions : https://app.hv-travelsolutions.com
    • Veuillez vérifier votre mot de passe
    • Veuillez vérifier que caps lock n’est pas activé à tort
    • Si vous êtes sur une application mobile, il s’agit  de l’ancienne application AeTM. Travel Solutions n’a pas d’application. Il s’agit d’un site « responsive » qui s’adapte à la taille de l’écran. L’url d’accès via mobile est donc la même que celle sous PC.
    • Si tout vous semble OK, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe.

Réservation AIR – Version détaillée

Les étapes de la réservation de billets d’avion

Rechercher un vol

Rechercher un aéroport

Rechercher un date

Indiquer un horaire

Sélectionner une classe de voyages

 

Options supplémentaires

Après avoir renseigné les caractéristiques de votre demande, votre outil en ligne vous présente une page de résultats.

Sélectionner le vol aller

Le prix proposé est calculé sur la base d’un aller-retour, sur la base des conditions tarifaires de ce billet. Le détail de celles-ci est accessible en calculant sur le tarif directement.

Lorsque vous choisissez un vol, un récapitulatif de celui-ci vous est donné, avec en plus de nouveaux boutons vous permettant pour chaque vol de:

  • Sélectionner votre siège gratuit ou payant
  • Visualiser le nombre de bagage inclus et acheter des bagages supplémentaires
  • Visualiser les conditions détaillées du tarifs sélectionné
  • Visualiser le nom de l’Alliance à laquelle fait partie la compagnie sélectionnée

Information sur les temps de correspondance , transit.

Aide à la sélection

Pour vous aider à la sélection de vos vols, vous pouvez agir sur les filtres

Pour vos vols longs courriers, pensez à utiliser les filtres « correspondances » , « Compagnies » associés au tri par durée.

Sélectionner le vol retour

Le résumé du voyage

Le résumé des conditions tarifaires

Choisir un siège

Les informations bagages

Les informations supplémentaires

Les champs analytiques

 

 

 

Lorsque vous choisissez un vol, un récapitulatif de celui-ci vous est donné, avec en plus de nouveaux boutons vous permettant pour chaque vol de:

  • Sélectionner votre siège gratuit ou payant
  • Visualiser le nombre de bagage inclus et acheter des bagages supplémentaires
  • Visualiser les conditions détaillées du tarifs sélectionné
  • Visualiser le nom de l’Alliance à laquelle fait partie la compagnie sélectionnée

 

Documents de voyages

Chapitre documents de voyage

Pour chaque opération effectuée dans TravelSolution, une notification est générée automatiquement par l’outil et est envoyée aux voyageurs et / ou aux chargés de voyages et / ou au valideur selon le paramétrage demandé.

Apres la confirmation finale du déplacement, les documents de voyage sont envoyés aux voyageurs et/ou aux chargés de voyages selon le paramétrage demandé.

 

  • Billet air : 

Itinéraire Havas voyages regroupant toutes les informations de vol.

 

  • Billet fer :

Itinéraire Havas Voyages + billet généré automatiquement par la SNCF .

!!!Point d’attention : La majorité des billets sont émis sous format dématérialisé et sont enregistrés automatiquement sur l’application « TGV Pro ». Pour les billets non éligibles l’information « billet électronique à retirer en gare »  est mentionné sur  l’itinéraire Havas Voyages.

!!!Point d’attention : les billets TER doivent être obligatoirement imprimés depuis TS et le voyageur doit l’avoir avec lui lors de son voyage.

 

Remarque interne : Contacter Dunkerque pour obtenir copie de billet électronique sur des axes non éligible à la démat ou non électroniques 

  • Voiture : 

Itinéraire Havas Voyages + le voucher émis directement par le loueur (à présenter au moment de la prise en charge).

 

  • Hôtel : 

Itinéraire Havas Voyages + le voucher hôtel

Le voucher doit obligatoirement être présenté :

  • soit en format électronique
  • soit en format  papier à l’hôtelier.

C’est la seule garantie de votre réservation et de son pré paiement. En ces de difficultés un N° d’appel d’urgence est indiqué sur le voucher (service H24 – Appel Gratuit)

 

 

 

Réservation VOITURE – version simplifiée

Les étapes de la réservation d’une voiture

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour réserver une voiture:

Rechercher une location de voiture

Résultats voitures & loueurs proposés

Le moteur va rechercher les stations des loueurs les plus proches qui répondent aux critères que vous avez sélectionnés.

Détail de l’offre

 

Vous aurez alors accès au détail de l’offre proposée :

Icône voiture :  Cette écran précise le tarif en euros, la marque de la voiture, sa photo (non contractuelle), l’heure de prise en charge ainsi que sa date, le lieu de prise en charge, les horaires d’ouverture de la station de prise en charge, l’heure de prise en restitution ainsi que sa date, le lieu de restitution, les horaires d’ouverture de la station de restitution.Vous pouvez sur cet écran modifier le lieu de prise en charge et de restitution. Une liste de possibilité vous est proposée.

 

Icône +/-  : Vous avez accès à ce niveau aux descriptifs du prix « comprend/ne comprend pas ».

Cet écran permet également de sélectionner des options supplémentaires payantes quand celles-ci sont proposées.

Icône    : permet de préciser les conditions d’annulation de l’offre et différentes options.

 

 

 

 

Résumé de la réservation

 

Confirmation de la réservation voiture

Réserver un voyage Avion /Train

Réserver un voyage en avion / train

Vous souhaitez réserver le voyage aller en train et le retour en avion.

Il vous suffit de cliquer

Puis choisissez les points de départ et de destination

Sélectionnez les segments souhaités :

Les prestations sélectionnées s’affichent dans votre espace réservation :

Réservation TRAIN – version simplifiée

Les étapes de la réservation de billets de train

Rechercher un train

Rechercher une date

Choix du tarif

Choix billet aller

Choix billet retour

Résumé réservation

Confirmer la réservation

Réservation confirmée

Numéro de réservation

Historique des opérations

 

 

Réservation VOITURE – version détaillée

Les étapes de la réservation d’une voiture

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour réserver une voiture:

Rechercher une location de voiture

Voici les critères basiques pour rechercher une location de voiture:

  • Lieu de prise en charge: Il s’agit du lieu de prise en charge du véhicule. donnée obligatoire.
    Vous pouvez saisir directement une adresse, une ville , un code IATA ou aéroport. Lieu de prise Oui directement dans …
  • Lieu de restitution: Ce lieu est à renseigner uniquement si le lieu de restitution est différent du lieu de prise en charge.
  • Date de départ: Saisissez la date de prise du véhicule. il s’agit d’une donnée obligatoire.
    ATTENTION: l’heure est importante et est prise en compte puisque nous recherchons uniquement sur les agences ouvertes au moment de la prise du véhicule souhaité, ainsi qu’au moment de la  restitution.
  • Date de retour: il s’agit de la date de retour du véhicule, renseignée par défaut au lendemain de la prise du véhicule.
  • Classe: donnée facultative. vous pouvez sélectionner soit mini, économique, compacte, intermédiaire, standard, spacieuse, premium, prestige, utilitaires, spécial.
  • Loueurs de voiture: Vous avez actuellement accès à 5 différents loueurs différents: AVIS, EUROPCAR, SIXT, ENTERPRISE et HERTZ.

Les critères avancées sont:

  • Sites de prise en charge
  • Site de restitution
  • Tarifs entreprise uniquement
  • Prestige (chauffeur compris)
  • Voiture Elite uniquement
  • Caractéristique voiture : Type de moteur, Type de transmission, Type de voiture, Climatisation,
  • Equipement : Pack de sécurité, GPS, Siège enfant, Pneus neige.

Pour aller plus vite, vous pouvez lors de votre recherche:

  • Préciser l’adresse exacte. Pour les villes ayant des arrondissements, saisissez le numéro de l’arrondissement (Ex : LYON 7)
  • si tarifs négociés avec votre société, vous pouvez sélectionner le critère avancé « Tarifs d’entreprise uniquement »
  • Si vous connaissez votre loueur, sélectionnez le directement, la recherche sera plus rapide.

Résultats voitures & loueurs proposés

Le moteur va rechercher les stations des loueurs les plus proches qui répondent aux critères que vous avez sélectionnés.

A gauche la liste des offres, et à droite la carte avec l’emplacement des lieux de prise du véhicule (stations ou lieux spécifiques clients).

Sur la liste de résultats, vous pouvez rapidement voir:

  • le nombre d’offres retournées
  • le lieu de prise du véhicule
  • les dates de prise et de retour du véhicule

Sur chacune des offres, vous pourrez voir:

  • une image du véhicule
  • le loueur du véhicule
  • Les caractéristiques de la catégorie du véhicule choisi
  • le tarif total et par jour
  • La conformité de cette proposition avec votre politique voyages
  • le libellé de l’offre HAVAS ou client
  • les options du véhicule

Détail de l’offre

 

Vous aurez alors accès au détail de l’offre proposée :

Icône voiture :  Cette écran précise le tarif en euros, la marque de la voiture, sa photo (non contractuelle), l’heure de prise en charge ainsi que sa date, le lieu de prise en charge, les horaires d’ouverture de la station de prise en charge, l’heure de prise en restitution ainsi que sa date, le lieu de restitution, les horaires d’ouverture de la station de restitution.Vous pouvez sur cet écran modifier le lieu de prise en charge et de restitution. Une liste de possibilité vous est proposée.

 

Icône +/-  : Vous avez accès à ce niveau aux descriptifs du prix « comprend/ne comprend pas ».

Cet écran permet également de sélectionner des options supplémentaires payantes quand celles-ci sont proposées.

Icône  : permet de préciser les conditions d’annulation de l’offre et différentes options.

 

 

 

 

Résumé de la réservation

Après confirmation du choix de véhicule et d’éventuels ajouts d’options, une synthèse de votre demande vous est donnée.

Sur cet écran récapitulatif du panier, vous retrouverez toutes les informations importantes des écrans précédents.

Vous avez par contre des informations supplémentaires concernant le tableau d’économie:

  • INDICATEUR DU TARIF LE MOINS CHER: il s’agit de la différence du prix entre l’offre sélectionnée et l’offre la moins chère proposée.
  • INDICATEUR DU TARIF LE MOINS CHER DANS LA MÊME CLASSE DE TRANSPORT: il s’agit de la différence du prix entre l’offre sélectionnée et l’offre la moins chère proposée dans la même classe de transport.

avec les offres correspondantes en bas de page.

Le statut de la commande à ce niveau est NOUVEAU, cela signifier qu’elle n’est pas encore réservée. Il faut pour cela cliquer sur SUIVANT.

Confirmation de la réservation voiture

 

Si vous voulez ajouter des prestations, vous pouvez cliquer sur le bouton + qui vous proposera d’ajouter un vol, un hôtel, etc..

Réservation Multi-pax

 

Si vous souhaitez voyager avec des personnes de votre organisation, cliquez sur l’icône  « Groupe voyageurs ».
Vous êtes automatiquement intégré au groupe et vous pouvez sélectionner 5 autres personnes.

Attention, cette fonctionnalité n’est disponible que pour les voyages en train.

Réservation HOTEL

Les étapes de la réservation d’une chambre d’hôtel

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour réserver un hôtel:

Rechercher un hôtel

Renseignez les informations principales de votre voyage :

  • Le lieu de votre séjour, il peut s’agir d’une adresse précise, d’un code IATA (aéroport, gare, ville) , ou d’un arrondissement
  • Le type de chambre,
  • Les dates de départ et d’arrivée grâce au calendrier,
  • Le plan repas.

Options disponibles lors de recherche

Le bouton « Plus de critères » vous permet d’affiner votre recherche :

Précisez votre recherche grâce aux différents champs disponibles,

  • Distance
  • Niveau tarifaire
  • Repas
  • Equipement

puis lancez la recherche.

 

Vous visualisez la liste des hôtels correspondant à votre recherche.

Etiquetage Remboursable non remboursable

Nouveauté version 20.1.2.0

La case « Afficher uniquement les tarifs remboursables» est pré décochée. Si vous souhaitez obtenir à l’affichage que les tarifs hôtels remboursables vous devrez cocher cette case.

Vous aurez une information sur la notion de « Remboursable » ou « Non remboursable » ( au niveau de la page hôtel ou de la ligne de tarif).

 

 

Autres étiquetages : Hôtels préférés, tarifs exclusifs / recommandés / populaires

Nouveauté version 20.1.2.0

Hôtels préférés

 

Enregistrer ses Hôtels préférés : l’utilisateur peut identifier ses hôtels préférés en cliquant sur le coeur.

Lors de ses prochaines demandes ses hôtels seront affichés en préférence.

Idem lorsque le chargé de voyages réserve pour le voyageur.

 

 

Tarifs exclusifs

 

Tarifs exclusifs : correspond à des offres spéciales au meilleur rapport qualité prix

 

 

Tarifs recommandés

 

Tarifs recommandés : correspond aux votes des utilisateurs via tripadvisor & Booking.

 

 

Tarifs appréciés

 

Tarif apprécié : Mise en avant des hôtels les plus populaire basé sur les réservations voyageurs de la même compagnie.

 

 

 

Informations sur l’hôtel

Affichage des conditions tarifaires :

 

 

 

Les informations peuvent être différentes selon la source de la réservation.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informations taxes de séjour

Nouveauté version 20.1.2.0

Affichage  des hôtels incluant la taxe de séjour :

La case « Afficher uniquement les tarifs incluant la taxe de séjour » est pré décochée. Si vous souhaitez n’obtenir à l’affichage que les tarifs hôtels incluant la taxe de séjour vous devrez cocher cette case.

Affichage de la sélection

Une fois un hôtel sélectionné, retrouvez le récapitulatif de votre réservation indiquant les informations de contact de l’hôtel ainsi qu’un résumé des tarifs et conditions. Le bouton suivant vous renvoie vers l’étape de réservation.

Réserver une Chambre

Si besoin, remplissez les champs analytiques avec les données correspondantes, validez les conditions de ventes puis, le bouton « Réserver » finalise la commande.

Confirmation réservation

Vous visualisez le récapitulatif de votre réservation incluant l’ensemble des informations sur l’hôtel. Il est important de conserver la référence de votre réservation.

Réservation AIR

Les étapes de la réservation de billets d’avion

Rechercher un vol

Rechercher un aéroport

Rechercher un date

Indiquer un horaire

Sélectionner une classe de voyages

 

Options supplémentaires

Après avoir renseigné les caractéristiques de votre demande, votre outil en ligne vous présente une page de résultats.

Sélectionner le vol aller

Le prix proposé est calculé sur la base d’un aller-retour, sur la base des conditions tarifaires de ce billet. Le détail de celles-ci est accessible en calculant sur le tarif directement.

Lorsque vous choisissez un vol, un récapitulatif de celui-ci vous est donné, avec en plus de nouveaux boutons vous permettant pour chaque vol de:

  • Sélectionner votre siège gratuit ou payant
  • Visualiser le nombre de bagage inclus et acheter des bagages supplémentaires
  • Visualiser les conditions détaillées du tarifs sélectionné
  • Visualiser le nom de l’Alliance à laquelle fait partie la compagnie sélectionnée

 

Sélectionner le vol retour

Le résumé du voyage

Le résumé des conditions tarifaires

Choisir un siège

Les informations bagages

Les informations supplémentaires

Les champs analytiques

 

 

 

Lorsque vous choisissez un vol, un récapitulatif de celui-ci vous est donné, avec en plus de nouveaux boutons vous permettant pour chaque vol de:

  • Sélectionner votre siège gratuit ou payant
  • Visualiser le nombre de bagage inclus et acheter des bagages supplémentaires
  • Visualiser les conditions détaillées du tarifs sélectionné
  • Visualiser le nom de l’Alliance à laquelle fait partie la compagnie sélectionnée

 

FAQ – Choix d’un créneau d’horaire de départ ? Comment faire ?

Important : Option activée que pour les voyages par avion.

Vous  désirez partir en milieu de matinée pour assister à une réunion en début d’après-midi ?

Vous préférez éviter d’être dans les transports à une heure de forte affluence?
Rien de plus simple ! Avec Travel Solution, vous pouvez indiquer la plage horaire durant laquelle vous souhaitez voyager. L’outil remontera ainsi en priorité les solutions qui respectent votre préférence.

  • Horaires : en cliquant sur le pictogramme « horloge », plusieurs possibilités s’offrent à vous  :

  • La flèche vers le haut  indique une heure de départ souhaitée, la flèche vers le bas indique quant à elle une heure d’arrivée souhaitée.
  • Il est possible de renseigner une plage horaire (tôt le matin/le matin/le midi/l’après-midi/la nuit) :

    • Ou de renseigner une heure précise (AM = matin – PM = après-midi/soir) en cliquant sur « régler l’heure manuellement » :

  1. Cliquez sur la ligne chiffrée ou sur l’icône horloge
  2.  Indiquez votre préférence concernant l’heure de départ
    . Vous disposez de 5 ou 6 créneaux de départ selon le type de recherche
    . Vous pouvez également définir manuellement votre heure de départ ou d’arrivée en cliquant sur le bouton du bas
    NB: La flèche montante spécifie que vous cherchez un trajet en fonction de l’heure de départ du trajet, la flèche descendante en fonction de l’heure d’arrivée du trajet.

 

 

Les flux RH – Information

Pour toujours plus simplifier la gestion de vos profils voyageurs, pensez à la mise en place d’un flux RH.

Il permet d’automatiser la création, mise à jour et suppression des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement. Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société). Plus de sécurité également puisqu’un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

N’hésitez pas à contacter votre agence de voyages pour plus de renseignements.   

Administration des profils / rôles & droits

Vous pouvez accéder à l’administration du site web en cliquant sur l’engrenage:

Création d’un utilisateur

Indiquer le nom de la société

 

Dans « Directory settings » cliquer sur l’onglet « Profiles »

 

 

 

 

 

 

Puis cliquer dans « ADD PROFILE ». Un masque s’ouvre

 

 

 

 

Les champs marqués d’un « * » sont des données obligatoires et doivent être remplis.

 

Indiquer la civilité

Sélectionner la communauté du voyageur

Renseigner le prénom et nom du voyageur(Prénom 1ère lettre en majuscule / nom tout en majuscule

L’email du voyageur avec domaine de la société

La date de naissance du voyageur

Dans « Login type » sélectionner « email_adress ». Le champ « Login » se renseigne automatiquement

Dans « Main Role » indiquez le rôle principal du voyageur.                                    Seuls les rôles commençant par « TMC_ » doivent être utilisés

Puis « ADD » pour enregistrer le profil

 

Ajout de rôles et gestion des Pools

Cliquez sur « ASSOCIATE ROLES & POOLS » Les profils créés s’affichent.

Pour rechercher un utilisateur tapez son nom dans le champs « Users (1) »

Pour ajouter des rôles supplémentaires, cliquez sur la flèche à côté du profil voyageur. Cela permet également de visualiser les rôles déjà attribués.

Pour supprimer un rôle, il suffit de cliquer sur la croix à côté du rôle.

 

 

 

Une fois le profil « ouvert » rechercher le rôle supplémentaire à associer.

Pour le retrouver plus facilement le renseigner dans « Search role »                                                                                              Toujours utiliser un rôle commençant par « TMC_ »

Le sélectionner et faire « Save ».

Spécificité pour le rôle de Gestionnaire de profil : celui-ci doit systématiquement être associé à une « Pool » de type CO.

  • Sélectionner le rôle de Gestionnaire de profil
  • Puis sélectionner la « Pool »
  • Faire « ASSOCIATE »
  • Et « SAVE »

 

Rôles des chargés de voyages

Lorsque le client a plusieurs communautés : l’association du rôle de chargé de voyages à une Pool ne doit se faire que s’il est chargé de voyages dans une autre communauté que la sienne.

L’association du rôle de chargés de voyages à la pool souhaitée ou aux pools souhaitées, se fait en cliquant sur la ou les pools puis ASSOCIATE et SAVE

Attention, dans le cas de chargés de voyages désignés, ne pas associer de « Pool » au rôle de Chargés de voyages

Pour visualiser les communautés que contiennent les « Pool » :

Roles and rights

Manage Pool

Affichage de toutes les Pool créées

Cliquez sur la flèche pour visualiser les communautés que contiennent la Pool

 

 

La liste des profils liés à la BU s’affiche.

 

 

 

 

Mise en place de flux RH

Pour toujours plus simplifier la gestion de vos profils voyageurs, pensez à la mise en place d’un flux RH.

Il permet d’automatiser la création, mise à jour et suppression des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement. Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société). Plus de sécurité également puisque un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

N’hésitez pas à contacter votre agence de voyages pour plus de renseignements.   

Assurances

Dans le cadre de ses engagements qualité Havas Voyages vous propose des solutions d’assurances spécifiques aux voyages d’affaires.

Ces clauses spécifiques ne sont généralement pas incluses dans le contrat de protection des voyageurs de votre société.

Nos spécificités :

  • Annulation de rendez-vous
  • Départ retour manqué
  • Vol à l’arraché
  • Retard d’avion
  • …..

Le montant de l’assurance est défini en fonction du prix du billet.

Vous avez la possibilité de choisir une assurance en ligne, directement, sans passer par votre agence. Plusieurs assurances peuvent être proposées en fonction du voyage (France/International, composition du panier vec présence ou non d’un hôtel, etc…)

Si aucune assurance n’est proposée en fin de réservation, vous pouvez demander à votre Travel planner habituel qu’elles soient implémentées  dans les plus brefs délais.

 

 Retrouvez le descriptif des assurances disponibles dans le catalogue des services.

Mon profil voyageur

Bienvenue sur VOTRE profil !

Cet espace vous permet de renseigner toutes les informations vous concernant.
Une fois enregistrées dans l’outil, vous économiserez du temps : celui-ci ira piocher automatiquement dans votre profil les informations dont il aura besoin pour traiter vos demandes de voyage ou pour vous permettre de préparer ou d’ approuver des voyages pour d’autres utilisateurs selon les cas.

Nous vous recommandons de mettre à jour l’intégralité de vos informations dès votre première connexion, afin que votre profil soit opérationnel dès les premières réservations.
Vous pouvez bien évidemment mettre à jour celui-ci à tout moment.

Dans votre profil utilisateur, vous pouvez accéder à :
Accéder à son profil  

Pour aller sur son profil il suffit de cliquer sur le bouton (Initiale Prénom Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil, et sélectionner « Paramètres utilisateur »

 Données générales

Vous obtenez la liste des paramètres :  

Présentation du profil :   

Cette partie regroupe les informations essentielles de votre profil (elles sont déjà pré-remplies par le créateur du profil).   

 

 

 

 

 

 

 

 

Il est important que les champs ci-dessous soient renseignés soit par le gestionnaire de profil lors de la création, soit par l’utilisateur (voyageur ou chargé de voyages) :

« Date de naissance »,

« Nationalité« ,

« Type de passager » (jeune (-25 ans) ou senior (+de 60 ans)).

Cette case doit être obligatoirement sélectionnée si vous voulez bénéficier des tarifs préférentiels. 

Si vous sélectionnez « Jeunes » vous bénéficierez des tarifs jeunes Air France.

Si vous sélectionnez « Seniors », vous bénéficierez des tarifs seniors Air France.

 

Attention : Le champs « Chargé de voyages désigné » ne doit être en aucun cas être renseigné, sauf lors d’une demande expresse de votre travel manager.

Pourquoi : Si la chargée de voyages a été ajoutée comme « chargée de voyages désignée » dans certains profils, elle ne peut plus réserver que pour les personnes pour lesquelles elle est désignée. Il faut supprimer ce statut de chargée de voyages désigné sur les profils voyageurs.

 

 

 

 

 Adresses

Accéder à adresse 

 

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <adresse> :

En cliquant sur <Ajouter une adresse> on obtient :  

L’encart ci-dessous apparaît avec l’ensemble des champs nécessaires à compléter – lorsque vous renseignez plusieurs adresses

il est possible de sélectionner votre adresse principale

(si vous renseignez une seule adresse, par défaut celle-ci est l’adresse principale) 

Vous pouvez supprimer à tout moment une adresse préalablement renseignée.

N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Contacts

Accéder aux contacts  

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, sur le menu à gauche, sur <Contact> :

Présentation de contacts 

En cliquant sur « ajouter des contacts », vous obtenez :  

 

L’encart ci-contre apparaît avec l’ensemble des champs contact nécessaires à compléter : 

  • Type de contact : indiquez la nature du contact (personnel, professionnel, urgence, assistant)
  • Contact principal : sélectionnez votre contact principal dans le cas où vous avez plusieurs contacts 
  • Téléphone/portable/email : indiquez les coordonnées de la personne à contacter 

Vous pouvez supprimer à tout moment un contact préalablement renseigné. 

Il est important de renseigner un maximum de contacts afin qu’en cas de difficultés nos travel planner puissent vous contacter à tout moment et également afin que les compagnies aériennes puissent vous adresser toutes notifications d’irrégularités de votre voyage (retard, annulation,…)

N’oubliez pas de sauvegarder votre adresse sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 

Important : Votre N° de téléphone portable est obligatoire dans votre profil.

 

 

 

 

 Cartes réduction/fidélité

Accéder au programme de fidélité / cartes de réduction

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes réduction/fidélité> : 

 

 

 

Présentation du programme de fidélité / cartes de réduction

 

 En cliquant sur <ajouter des cartes>  , on obtient :   

 

Type de programme : l’utilisateur choisit dans un premier temps le type de carte qu’il souhaite enregistrer (air, fer, hôtel, location de voitures), dans un deuxième temps pour le ferroviaire il voit choisir s’il s’agit d’une carte de réduction ou de fidélité. Enfin quelque soit son choix, il devra compléter tous les éléments demandés : N° de la carte, date de validité, parcours,…..

Attention : concernant les cartes hôtels, elles ne sont enregistrées quà titre indicatit ou pour traitement offline de la réservation.

Compte tenu de nos accords avec les centrales de réservation, les programmes de fidélité ne sont pas pris en compte pour les réservations faites dans TravelSolutions. Le voyageur peut néanmoins présenter sa carte à son arrivée à la réception.

Vous pouvez supprimer une carte de fidélité préalablement inscrite.  

 N’oubliez pas de sauvegarder votre carte sinon elle ne sera jamais prise en compte !  

 

 Cartes de paiement

Accéder à cartes de paiement

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Cartes de paiement > :

Une carte de paiement doit être saisie dans le profil voyageur, dans les cas ci-dessous : 

  • Si le contrat entre votre société et Havas Voyages spécifie un paiement de toues les prestations par carte bancaire individuelle ou corporate 
  • Si le contrat entre votre société et Havas Voyages précise que le mode de règlement est par chèque, virement ou prélèvement, dans ce cas l’achat de billets low-cost  doit être effectué par carte bancaire individuelle ou corporate (possibilité à la demande de votre société de mettre en place un paiement des low cost par e-card Havas Voyages).

Présentation  

En cliquant sur <Ajouter une nouvelle carte de crédit>, on obtient :  

 

Pour la case <Type de carte>, on peut choisir entre :

 

 

 

Si l’utilisateur possède plusieurs cartes de paiement, il peut définir une carte de paiement principale en cochant la case prévue à cet effet. Si l’utilisateur n’en possède qu’une, elle sera définie par défaut comme étant une carte de paiement principale. 

Remarque : Pour les sociétés payant par carte logée (American Express ou Air Plus) la saisie de carte de paiement n’est pas nécessaire.

Le paiement de l’ensemble des prestations est garantie par la carte logée.

 Préférences Avion

Accéder à préférences avion  

 Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences avion > :  

L’utilisateur rentre les aéroports de départ et d’arrivée.

Il peut aussi choisir la préférence du siège et de repas. 

 

En cliquant sur <ajouter départ>, et  <ajouter destination>, on obtient :  

 

Renseigner l’aéroport de départ préféré et ou l’aéroport de destination préférée.

 

L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ». 

 

 Préférences Train

Accéder à préférences train  

Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Préférences train > :  

 Comme pour <préférences avion>, l’utilisateur peut choisir son siège, son placement  

 

 

 

 

 

 Présentation  

 En cliquant sur <ajouter départ>, et / ou <ajouter destination>, on obtient :  

L’utilisateur rentre les gares de départ et d’arrivée préférés. 

L’enregistrement de ville de départ ou d’arrivée permettra lors de la complétion du masque de requête, l’affichage automatique des villes « préférées ». 

 

 

 Pièces d’identité

Accéder à document  

 Quand vous êtes sur le profil vous cliquez, dans le menu à gauche, <Pièces d’identité > :  

 

 

 

 

Il est important de renseigner le maximum de documents car en fonction de la destination vos informations de passeport doivent obligatoirement être transmise au transporteur. De plus, des lors que vos documents arrivent à échéance vous recevrez automatiquement par mail une alerte de fin de validité à 30 jours, puis 15 jours et le jour J de la fin de validité.

Pour la case <Type de document >, on peut choisir entre :  

Carte d’identité

Passeport

Permis de conduire

Visa

Esta ……

L’utilisateur complète toutes les autres cases  

 

 

 Données analytiques

Les données analytiques correspondent aux champs comptables que votre société à souhaité mettre en place.

 

 Cartes stockées

Fonctionnalité à venir.

 

 Information « Flux RH »

La fonctionnalité communément « flux RH » permet d’automatiser la mise à jour des profils voyageurs de votre société. Plus besoin de gestionnaire de profils et de faire toutes les modifications de données manuellement.

Avec le flux RH, vous gagnez du temps et c’est la garantie que vos données soient toujours à jour (un nouveau collaborateur a accès à l’outil dès le lendemain de son arrivée dans la société).

Plus de sécurité également puisqu’un utilisateur qui est parti, sera désactivé dès qu’il ne fait plus partie des effectifs.

 

 Politique de confidentialité

Information sur la protection de vos données personnelles.

Conformément à la loi de protection des données personnelles, toutes les informations renseignées dans votre profil voyageur TravelSolution sont protégées dans des serveurs hautement sécurisés basés dans l’Union Européenne.

 

 Notification profil

Les notifications profils sont des notifications qui préviennent le client d’une expiration d’un document (Carte nationale d’identité, passeport, carte d’abonnement, carte de fidélité avec date de fin, carte de réduction) par l’intermédiaire d’un mail. Actuellement, les fréquences d’envois sont :

  • À 30 jours de la fin de validité du document  
  • À 15 jours  
  • Le jour de l’expiration  

 

Réserver

Félicitations, vous vous apprêtez à effectuer une réservation sur Travel Solution !

Simplicité, convivialité et flexibilité : votre solution en ligne vous permet de réaliser facilement toutes vos réservations.

  • Avion, Train, Hôtel, location de voiture, etc…
  • Voyages simples et voyages multi-destinations
  • Pour un ou plusieurs passagers
  •        Réservation auprès de l’agence

Laissez-vous guider.

Réservation auprès de l’agence

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour réserver par l’intermédiaire de votre agence :

 

L’icône Offline  permet, pour des cas complexes, de contacter son agence afin qu’elle fasse les réservations en offline à partir des indications que vous lui soumettrez. 

La première partie vous explique comment saisir ces informations. 

Ensuite, l’agence vous fera des propositions par mail que vous pourrez accepter ou non. 

 Soumettre son souhait de voyage

Pour contacter l’agence, il faut se connecter sur le site Travel Solutions.  

Dans le menu, il faut sélectionner :  

 

Une nouvelle fenêtre s’affiche :  

En cliquant sur      , une aide s’affiche pour aider le client à compléter la demande offline. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour compléter une demande offline, il faut compléter trois champs :  

  • Voyage  
  • Voyageurs  
  • Services  

 Voyage

 

De haut en bas : 

  • Supprimer la demande : cela va réinitialiser toutes les données par le client sur cette page. 
  • Nouveau : C’est le statut de la demande. Il est par défaut nouveau. 
  • Nom de la demande :  Le client nomme sa demande. Il n’y a pas de contraintes (nombres limités de caractères par exemple)  
  • Commentaires : Le client saisit des informations sur le voyage qu’il réserve. 

 Voyageurs

 

Le client doit saisir ici le nom ou le prénom du voyageur ( pour plus de précisions cliquez ici) (lien sur chargé de voyages)  

Petite nouveauté : Une fois le ou les voyageurs saisis une nouvelle option s’offre au client et elle est obligatoire :  

 

C’est l’option « Données analytiques » et cette partie est obligatoire :  

image6

  • Matricule : Elle s’affiche par défaut. 
  • Reason :  Préciser la raison du voyage.  
  • Code project :   Vous avez le choix entre : 
    • Project 001 
    • Project 002 
    • Project 003 

Ceci est un exemple. Vous avez la structure des champs analytiques qui est définie par votre compagnie.

 Services

En cliquant sur « Ajoutez plus » et  on obtient :

Dans cette partie vous choisissez le type de réservation que vous voulez :

Vous pouvez même effectuer plusieurs réservations.  

Les deux boutons en bas à droite de la vignette :  

  • Bouton « Enregistrer » permet d’enregistrer la demande (si le client n’est pas prêt à l’envoyer à l’agence. Il peut y revenir quand bon lui semble.
  • Bouton « Soumettre » : Permet de soumettre la demande. une fois la soumission de la demande, l’annulation ou la modification de la demande est impossible.

 

Il existe une nouveauté sur le site TS : en effet, en cliquant sur :

service1

vous obtenez :

service2

Cette partie vous permet de demander :

  • une carte d’assurance
  • une carte de visa
  • une carte d’abonnement aérien
  • une carte d’abonnement au train

Les champs sont faciles à compléter ; il faut saisir :

  • Le prénom du voyageur
  • Le lieu et date du commencement de validité de la carte
  • Le lieu et date de la fin de validité de la carte
  • Des commentaires à propos du voyages.

En sélectionnant <Abonnement> aérien ou <Abonnement au train>, le champ <Liste d’abonnement> devient disponible :

service3 service4

Le client peut donc choisir quelle type d’abonnement il souhaite avoir.

 Recevoir la réponse de l’agence

 

Guides utilisateurs

Vous trouverez ici les différents documents disponibles pour HAVAS VOYAGES TravelSolutions:

  • Le guide utilisateur au format PPT :

  • Le pré-requis technique pour une utilisation optimale d’Havas Voyages TravelSolutions : (version 9 du 18/04/24)
  • Le guide utilisateur « Module Gestionnaire de profils » au format PPT :

  • Le guide utilisateur du Valideur :

  • Le guide utilisateur – Hôtels « critères d’affichage »

  • TravelSolutions – la mobilité

  • Comment modifier la BU d’un profil existant

Accéder à la fiche

  • Attribution & modification de rôles pour un profil permanent

Accéder à la fiche

  • HOTEL : process & informations pour un séjour réussi

Important : Certaines options présentées peuvent être payantes :

Ex : la localisation des sites clients qui apparaissent dès que la carte est affichée.

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre agence habituelle pour plus d’informations.

Contactez votre agence de voyages

En cas de commande complexe ou de problématique Online et Offline sur le site TravelSolutions, vous pouvez demander l’aide d’un de nos Travel Planners.

Votre seul et unique contact privilégié est votre agence gestionnaire. Vous pourrez trouver ses coordonnées dans votre profil, rubrique contact.

cliquer sur le bouton (Initiale Prénom Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil, et sélectionner « Contact », les coordonnées de votre agence s’affiche :

 

Chargé de voyages

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour le rôle du chargé de voyages :

Si vous êtes chargé de voyage vous pouvez effectuer des réservations pour les personnes dont vous êtes en charge.  

Pour réserver des voyages, il y a plusieurs étapes à respecter : 

 Déterminer les voyageurs

Pour ajouter des voyageurs sur un voyage, il faut dans un premier temps cliquez sur le sigle suivant :

En cliquant dessus, on obtient la fenêtre suivante :

 

Dans ce cadre, il faut ajouter les voyageurs qui feront partis du voyage : 

on saisit le nom ou le prénom du voyageur, ou bien saisir les 3 premières lettres du nom ou prénom. TravelSolutions va automatiquement identifier le voyageur ou vous proposer plusieurs voyageurs si plusieurs réponses possibles.

 

 

 

Deux options s’offrent à vous :  

  • en cliquant dessus, vous accéderez au profil du voyageur.  
  •  en cliquant dessus, vous l’ajouterez au voyage que vous aurez ultérieurement choisi. 

Vous pouvez ajouter au maximum 6 voyageurs (pas plus). 

Si vous avez plus de 6 voyageurs vous pouvez :

  • passer par l’agence pour réserver
  • faire plusieurs réservations (une première réservation avec 3 voyageurs et une autre avec 4 voyageurs par exemple).

Une fois l’ensemble des voyageurs choisis,  ils apparaissent sur la fenêtre de droite : 

 Faire les réservations

 

 

En cliquant sur ajouter, vous pouvez choisir la prestation (entre train, avion, voiture ou hôtel) pour les voyageurs que le chargé de voyage a choisi.

Déconnexion

Cliquez sur le bouton (Initiale Prénom Nom) en bas à gauche de l’écran d’accueil :

 

Puis cliquez ensuite

sur « Déconnexion ».

Important : pour bénéficier des dernières évolutions de TravelSolutions il est important de se déconnecter par ce bouton et non pas par la croix du navigateur.

Je suis valideur

Voici tout ce dont vous avez besoin de savoir pour le rôle de valideur :

Veuillez trouver ci-dessous les différents cas de type de valideurs

 Remarques Générales

En tant que valideur, des notifications vous sont adressées, vous pouvez depuis ces notifications valider ou refuser le voyage par un simple clic.

Vous pouvez accepter ou refusez et demandez au voyageur de revoir sa demande.

Si vous êtes valideur, vous recevrez des mails de notification de la personne dont vous êtes valideur.  

A noter que le voyageur ou chargé de voyages reçoit également des mails de notification.

Un valideur ne peut pas s’auto-valider

 Cas spécifique des valideurs suppléants

Aucune notification n’est envoyée au valideur suppléant.

Il intervient uniquement suite à une alerte de voyageurs ou du chargé de voyages.

Le valideur suppléant a obligatoirement en plus de son identifiant habituel, un identifiant commençant par « vs. ». Ce rôle de valideur suppléant devra obligatoirement être rattaché à la CO et non à une BU.

Grace à cet identifiant, le valideur suppléant a accès à tous les dossiers en attente de validation.

Les valideurs suppléants peuvent à tout moment valider les voyages , voire tous les voyages. C’est en quelque sorte un « Super valideur ».

Conseil : avoir au moins un valideur suppléant.

 

 Cas spécifique des valideurs à double niveau

Si vous avez un circuit de validation à double niveau, le valideur niveau 2 reçoit le mail de validation quand le valideur de niveau a validé le voyage. Le voyage est entièrement validé quand tous les valideurs ont validés le voyages. Si l’un des valideurs a refusé, le voyage est alors annulé. Le valideur de niveau 2 ne peut pas être valideur de niveau 1.

 Cas spécifique des valideurs délégués

En cas d’absence lors de vos déplacements, congés il est important de vous déclarez absent dans TravelSolutions.

Pour ce faire, connectez-vous à votre profil « Rubrique Délégation de tâches » :

Cochez la case « Absent(e) du bureau et renseignez les champs date de départ et retour.

Puis saisissez le nom de votre délégué. Votre délégué doit avoir le rôle de valideur.

Durant votre absence votre délégué recevra les demandes de validation de voyageurs dont vous avez la responsabilité.

Vous serez en copie de toutes les demandes.

Le dernier jour de votre absence la délégation est automatiquement stoppée à 23H50.

Modèles de voyages

Modèles de voyage pour tous vos voyages fréquents : Utiliser le modèle de voyage.

 Sur le site TravelSolution, pendant ou après finalisation de votre réservation il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous

Après avoir nommer votre modèle, et pour le retrouver et l’utiliser, il vous suffira de cliquer sur « Travel » puis dans type de voyages puis « Modèles de voyages »

Après avoir sélectionner votre modèle puis le voyageur pour qui vous souhaitez réserver (pour le cas d’un chargé de voyages) il vous suffira de renseigner votre date de départ et de retour.

Tous les autres champs étant pré-rempli.